Was ist eine permanente Inventur (Cycle Counting)?
Eine Stichtagsinventur bedeutet meist, das Lager für einen Tag oder ein Wochenende zu schließen, unter Zeitdruck alles zu zählen und dann Differenzen zu finden, die Monate alt sind. Die permanente Inventur verteilt die Arbeit über das Jahr und hält die Zahlen im System nah an dem, was im Regal liegt.
Permanente Inventur und Stichtagsinventur
- Die Stichtagsinventur zählt alle Artikel zu einem Zeitpunkt. Sie liefert ein vollständiges Bild, unterbricht aber den Betrieb, und gefundene Fehler können lange zurückliegen.
- Beim Cycle Counting werden wenige Artikel auf einmal gezählt, während das Lager weiterarbeitet. Jede Zählung ist klein und kann sorgfältig erfolgen, und eine Differenz lässt sich oft einem kürzlichen Wareneingang, einer Kommissionierung oder einer Retoure zuordnen.
- Im deutschen Handelsrecht ist die permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB als Inventurverfahren anerkannt, wenn eine verlässliche Lagerbuchführung besteht und jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen wird. Stimmen Sie die Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Abschlussprüfer ab.
So planen Sie die Zählungen
Am häufigsten wird nach ABC-Klassen geplant: A-Artikel, die wenigen mit dem größten Wertanteil, werden am häufigsten gezählt, C-Artikel am seltensten. Auch andere Auslöser sind nützlich: Zählen Sie einen Lagerplatz, wenn das System ihn als leer meldet, wenn ein Kommissionierer einen Fehlbestand meldet oder nach einer ungewöhnlichen Korrektur. Zählen Sie gegen den Systembestand, zeigen Sie diesen der zählenden Person aber nicht, damit die Zählung unabhängig bleibt.
Ein Beispielplan (Zahlen zur Veranschaulichung)
Ein Lager führt 1.200 Artikel: 120 in Klasse A, 360 in B und 720 in C. A-Artikel werden monatlich gezählt, B quartalsweise und C zweimal im Jahr. Das ergibt je Monat 120 Zählungen für A, 120 für B und 120 für C, zusammen 360, also rund 18 Artikel pro Arbeitstag. Eine Person schafft das in ein bis zwei Stunden, und jeder Artikel wird dennoch mindestens zweimal im Jahr gezählt.
Was mit Differenzen geschieht
Korrigieren Sie den Bestand sofort, halten Sie aber auch fest, warum er abwich: ein Wareneingang auf den falschen Artikel, eine Entnahme vom falschen Platz, ein Schaden, der nie ausgebucht wurde. Zeigt derselbe Artikel immer wieder Differenzen, beheben Sie den Prozess, nicht nur die Zahl. Die Bestandsgenauigkeit je Klasse zeigt, ob sich die Zählungen lohnen.
Bestände zählen in OrgLines
In OrgLines ändert sich der Bestand nur über Belege: Wareneingänge, Umlagerungen, Lieferungen und Inventuren, nie durch Überschreiben einer Zahl. Eine Nachzählung eines Lagers korrigiert den Bestand um die gefundene Differenz, eine vollständige Inventur setzt die Mengen absolut, und das Ergebnis zeigt, wie viele Positionen angepasst wurden. Bestandskorrekturen in einer Inventur erfordern eine Berechtigung, sodass nicht jedes Konto die Zahlen ändern kann. Aufträge und Lager sind ab dem Business-Tarif enthalten.