HR & Recruiting

Einstellen, einarbeiten, halten

OrgLines HR begleitet eine Person von der ersten Bewerbung bis zum letzten Arbeitstag: Stellen und Karriereseite, eine Einstellungs-Pipeline mit Phasen, Interviews, Praktika mit Mentoren und Kontrollpunkten, Beschäftigungszeiträume und Fluktuation. Jede Zahl in den Berichten stammt aus denselben Datensätzen, mit denen Ihr Team arbeitet.

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Für wen

Handelsketten und Dienstleister, die jeden Monat an mehreren Standorten einstellen
Organisationen, die neue Mitarbeiter über Praktika mit Mentoren einarbeiten
Inhaber, die wissen wollen, welche Recruiting-Kanäle sich lohnen und warum Menschen gehen
HR-Teams, die einschränken müssen, wer Gehälter und personenbezogene Daten sieht

Die meisten kleinen Unternehmen führen Recruiting in einer Tabelle und einem Messenger. Das funktioniert, bis jemand einfache Fragen stellt: Welche Jobbörse bringt Leute, die bleiben? Wie lange warten Bewerber zwischen den Phasen? Warum gehen Praktikanten in der zweiten Woche? OrgLines HR ist so gebaut, dass diese Fragen Antworten haben. Jede Bewerbung braucht eine Quelle, jede Absage einen Grund, und jede Einstellung eröffnet einen Beschäftigungszeitraum, aus dem später Fluktuations- und Zugehörigkeitsberichte entstehen.

Das Modul umfasst vier verbundene Bereiche. Recruiting: Stellen, Pipelines, Bewerber, Interviews und eine öffentliche Karriereseite. Praktika: Programme mit Dauer und Kontrollpunkten, Mentoren und Feedbackformulare. Organisation: Einheiten wie Filialen, Abteilungen oder Teams, Positionen mit Gehaltsbändern, Mitarbeiterkarten und Beschäftigungszeiträume. Zugriff: HR-Rollen, die festlegen, wer Gehälter, Gesundheitsdaten und Exporte sieht, sowie ein Journal, das jede tatsächliche Offenlegung solcher Daten festhält.

Eine Person ist eine Karte. OrgLines gleicht neue Bewerber per E-Mail, Telefon und Telegram mit vorhandenen ab und warnt bei ähnlichen Namen. Eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder ein Telegram-Konto kann nur zu einer Karte gehören, sodass wiederkehrende Bewerber eine einzige Historie behalten: Bewerbungen, Phasenwechsel, Interviews, Praktika, Anstellungen und ausgefüllte Formulare auf einer Zeitleiste.

So läuft Recruiting in OrgLines

01
Grundlagen einmal einrichten

Legen Sie Standorte (Filialen, Lager, Büros), Quellen wie Jobbörsen, soziale Netzwerke und Empfehlungen sowie Absagegründe an. Starten Sie mit der Standard-Pipeline per Klick und benennen Sie Phasen nach Ihrem Prozess um.
02
Stelle eröffnen und veröffentlichen

Eine Stelle hat ein internes Briefing und einen öffentlichen Text. Sie erscheint auf der Karriereseite nur, wenn sie offen ist und die Veröffentlichung eingeschaltet ist. Das Gehaltsband wird öffentlich nie angezeigt.
03
Bewerbungen mit Quelle sammeln

Bewerber bewerben sich über die Karriereseite, oder Sie erfassen sie manuell. Jede Bewerbung speichert ihre Quelle; mit Kampagnen und UTM-Parametern sehen Sie, welche Anzeige genau gewirkt hat.
04
Bewerber durch die Phasen führen

Phasen sind die Spalten des Boards. Planen Sie Interviews, die mit Erinnerungen im Kalender des Interviewers landen. Wer einen Bewerber schließt, gibt einen Grund an.
05
Einstellen oder Praktikum starten

Ein Praktikum übernimmt beim Start die Kontrollpunkte des Programms. Eine Einstellung oder ein abgeschlossenes Praktikum eröffnet einen Beschäftigungszeitraum.
06
Berichte lesen

Funnel, Quellen, Verweildauer, Ausstiegsgründe, Mentoren, Feedback und Fluktuation entstehen aus diesen Datensätzen — ohne separate Dateneingabe.

Was Sie damit tun können

Karriereseite

Veröffentlichen Sie offene Stellen auf einer öffentlichen Karriereseite. Die Adresse kann aus dem Stellentitel erzeugt werden, auch mit ukrainischen Buchstaben. Die Veröffentlichung ist ein eigener Schalter.

Pipelines mit Phasen

Jede Stelle folgt einer Pipeline, deren Phasen zu Board-Spalten werden. Jede Phase ist einer Standardphase zugeordnet, sodass verschiedene Stellen in einem Bericht vergleichbar sind.

Quellen, Kampagnen und Recruiting-Kosten

Eine Kampagne ist eine Platzierung in einem Kanal, zugeordnet über utm_source und utm_campaign. Erfassen Sie Ausgaben pro Kanal oder Kampagne und Zeitraum, und der Quellenbericht zeigt die Kosten pro Einstellung.

Absagegründe, die aussagekräftig bleiben

„Abgelehnt“, „Bewerber hat abgesagt“ und „Keine Rückmeldung“ erfordern einen Grund. Für „Sonstiges“ kann ein Kommentar Pflicht sein, damit der Bericht nicht „Sonstiges: 43 %“ zeigt. Eine Liste für den Handel ist enthalten.

Dubletten finden und zusammenführen

Exakte Treffer per E-Mail, Telefon oder Telegram und ähnliche Namen werden vor dem Anlegen gemeldet. Das Zusammenführen verschiebt die gesamte Historie in eine Karte und ist endgültig. Eine zweite offene Bewerbung auf dieselbe Stelle wird verhindert.

Interviews im Kalender

Ein Interview landet mit Erinnerungen im persönlichen Kalender des Interviewers und auf der Zeitleiste des Bewerbers. Eine Verschiebung aktualisiert beides. Bewertungsbögen werden über einen eigenen Link ausgefüllt.

Praktikumsprogramme und Kontrollpunkte

Ein Programm besteht aus einer Dauer und Kontrollpunkten mit Tagesversatz ab Start (ein negativer Versatz bedeutet einen Schritt vor dem ersten Tag). Das geplante Ende kann aus der Programmdauer berechnet werden.

Formular-Baukasten

Erstellen Sie Umfragen, Praktikums-Checklisten oder Bewertungen mit Live-Vorschau. Veröffentlichte Versionen sind eingefroren; Änderungen gehen in einen neuen Entwurf.

Persönliche Formularlinks

Weisen Sie einer Person ein Formular zu und senden Sie den Link. Er wird einmal angezeigt, der Server speichert nur einen Fingerabdruck, und er lässt sich jederzeit widerrufen. Ein Mentor kann ein Formular über einen Praktikanten ausfüllen.

Organisation und Beschäftigungszeiträume

Einheiten, Positionen mit Gehaltsbändern, Mitarbeiterkarten mit Vorgesetzten. Beschäftigungszeiträume beginnen mit Einstellung oder Praktikumsabschluss und tragen Enddatum und Austrittsgrund für Fluktuation und Zugehörigkeit.

HR-Rollen und Offenlegungsjournal

Rollen steuern Felder wie Gehälter, Gesundheitsdaten und Exporte; ein Geltungsbereich begrenzt die sichtbaren Zeilen, etwa auf die eigene Abteilung. Jede tatsächliche Offenlegung vertraulicher Daten wird protokolliert, auch ob sie über die Oberfläche oder ein verbundenes Token erfolgte.

HR über Ihren KI-Assistenten

Über den MCP-Server können Claude und andere Agenten Bewerber auflisten, Bewerbungen verschieben, Beschäftigungen eröffnen oder Berichte abrufen. Änderungen kommen als Vorschlag, den Sie bestätigen.

Berichte, die nicht täuschen

HR-Zahlen lassen sich leicht unbemerkt verzerren. Die Berichte von OrgLines sind um diese Fallen herum gebaut. Die Verweildauer pro Phase ist ein Median, kein Durchschnitt, denn ein Bewerber, der sechs Monate hängt, würde den Mittelwert verfälschen. Die 30-Tage-Bindung zählt nur Einstellungen, die bereits 30 Tage erreicht haben; alle anderen zeigen „—“ für „zu früh“, nicht 0 %. Der Mentorenerfolg zählt nur abgeschlossene Praktika.

Fluktuation wird nach Austrittsdatum gefiltert, nicht nach Einstellungsdatum, und nach Zugehörigkeitsfenster, Initiator und Grund aufgeschlüsselt. Der Initiator zählt: Beendet das Unternehmen, lässt der Einstellungsfilter die Falschen durch; kündigt die Person, hält das Angebot nicht. Austritte ohne Standardgrund erscheinen als Datenlücke.

Funnel nach Phasen mit medianer Verweildauer
Quellen: Bewerbungen, Einstellungen, Bewertung, 30-Tage-Bindung und Kosten pro Einstellung
Festhängende Bewerbungen, Ausstiegsgründe und wiederkehrende Bewerber
Berichte zu Recruitern, Interviews und Mentoren
Praktikumskohorten nach Tag sowie Feedback mit CSAT und NPS
Fluktuation, Bindung nach Einstellung und Mitarbeiterzahl im Zeitverlauf

Praktika mit Mentoren und Feedback

Handelsketten und Dienstleister stellen oft über Praktika ein: Eine neue Person arbeitet einige Wochen mit einem Mentor, bevor sie Mitarbeiter wird. In OrgLines wird ein Praktikum als geplant angelegt und auf seiner Karte gestartet; beim Start werden die Kontrollpunkte aus dem Programm übernommen. An jedem Kontrollpunkt kann ein Formularlink an Praktikant oder Mentor gehen. Ein erfolgreiches Praktikum eröffnet einen Beschäftigungszeitraum.

Der Kohortenbericht zeigt, wie jeder Jahrgang Tag für Tag bleibt, und der Feedbackbericht sammelt CSAT, NPS und die genannten Austrittsgründe. NPS wird wie definiert berechnet — Promotoren minus Detraktoren auf einer Skala von 0 bis 10 —, ein negativer Wert ist also ein gültiges Ergebnis.

Vertrauliche Daten unter Kontrolle

Gehaltsbänder, Gesundheitsdaten und Exporte sehen nur Personen, deren HR-Rolle es erlaubt. Andere sehen das Feld als verborgen. Solange keine Rollen vergeben sind, sieht niemand außer dem Inhaber vertrauliche Felder. Das Offenlegungsjournal hält jede tatsächliche Anzeige fest, etwa geöffnete Gehaltsbänder oder einen Export. Nur HR-Administratoren oder der Inhaber können es lesen.

Bereits verwendete Stammdaten werden deaktiviert statt gelöscht: Quellen, Kampagnen, Standorte, Positionen oder Absagegründe aus früheren Bewerbungen bleiben erhalten, damit alte Berichte ihre Bezeichnungen behalten.

FAQ

Fragen zu HR & Recruiting

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns — wir melden uns bei Ihnen.

Frage stellen

Können Bewerber sich ohne Konto bewerben?

Ja. Die Karriereseite ist öffentlich, Bewerbungen landen in der Pipeline der Stelle. Zugewiesene Formulare werden über einen persönlichen Link ausgefüllt, ebenfalls ohne Konto.

Wird das Gehalt auf der Karriereseite angezeigt?

Nein. Das Gehaltsband einer Stelle wird bewusst nicht veröffentlicht. In OrgLines sehen es nur Personen mit Zugriff auf Gehälter.

Warum ist die Quelle bei jeder Bewerbung Pflicht?

Ohne sie stimmt der Quellenbericht nicht mehr, und später trägt sie niemand nach. Mit Quellen, Kampagnen und Ausgaben sehen Sie, welcher Kanal Leute bringt, die bleiben, und was eine Einstellung kostet.

Was passiert, wenn dieselbe Person sich erneut bewirbt?

OrgLines findet die vorhandene Karte per E-Mail, Telefon oder Telegram und führt die neue Bewerbung auf derselben Zeitleiste. Bestehen bereits zwei Karten, lassen sie sich endgültig zusammenführen.

Verschiebt OrgLines Bewerber automatisch, wenn sie nicht zum Interview erscheinen?

Nein. Schließen Sie ein Interview als „nicht erschienen“, schlägt OrgLines vor, die Bewerbung in die entsprechende Phase zu verschieben — die Entscheidung trifft aber ein Mensch.

Wer sieht Gehälter und Gesundheitsdaten?

Nur Personen, deren HR-Rolle es erlaubt, und nur in den Zeilen ihres Geltungsbereichs. Jede Offenlegung landet in einem Journal, das nur HR-Administratoren und der Inhaber lesen.

Kann ein KI-Assistent mit HR-Daten arbeiten?

Ja, über den MCP-Server von OrgLines: Bewerber auflisten, Bewerbungen verschieben, Praktika starten, Funnel- oder Fluktuationsberichte abrufen. Änderungen kommen als Vorschlag zur Bestätigung, und Zugriffe über ein verbundenes Token werden im Offenlegungsjournal erfasst.

Arbeitet zusammen mit

Alle Module teilen dieselben Daten und ergänzen sich gegenseitig.

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