Projekte & Aufgaben

Projekte und Aufgaben, die Ihr Team wirklich pflegt

Projekte und Aufgaben in OrgLines halten Kundenarbeit an einem Ort: Projekte mit Bezug zu CRM-Organisationen, Aufgaben mit Checklisten, Unteraufgaben, Kommentaren, Dateien und Änderungshistorie, ein Kanban-Board und ein Teamkalender. Strukturierte Arbeitsberichte und erfasste Zeit zeigen, was tatsächlich erledigt wurde, und ein Telegram-Arbeitsbot bringt Aufgaben zu Mitarbeitern, die nie am Schreibtisch sitzen.

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Für wen

Dienstleister und Agenturen mit Kundenprojekten
Teams mit Monteuren, Fahrern oder Außendienst, die vom Telefon aus arbeiten
Führungskräfte, die Auslastung und tatsächlichen Zeitaufwand sehen müssen
Unternehmen mit wiederkehrenden Projekttypen, die Vorlagen wollen

Ein Aufgabentracker nützt nur, wenn das Team ihn pflegt. OrgLines macht das zum einfachsten Weg. Ein Projekt kann aus einer Vorlage starten, mit bereits angelegten Aufgaben und Fristen ab dem Startdatum. Wählen Sie die Organisation des Kunden, werden deren Mitglieder automatisch ins Team übernommen. In der Aufgabe bleibt alles zusammen: Checkliste, Unteraufgaben, Diskussion, per Drag-and-drop angehängte Dateien und die Historie jeder Änderung.

Für Führungskräfte beantwortet OrgLines die wöchentlichen Fragen: Wer ist überlastet, welche Aufgaben sind verrutscht, wie viel Zeit hat ein Projekt wirklich gekostet? Der Teamkalender zeigt Aufgaben pro Mitarbeiter, die Projektübersicht lässt sich filtern und sortieren, und die Zeitübersicht sammelt die in Aufgabenberichten erfassten Stunden. Berichtstypen werden einmal für das Unternehmen festgelegt.

Projekte stehen neben dem Rest von OrgLines. Ein Projekt gehört zu einer Organisation aus dem CRM, Meetings mit Zoom-Link lassen sich mit Leads und Kunden verknüpfen, und Meeting-To-dos werden zu Aufgaben. Mitarbeiter vor Ort wie Fahrer, Lageristen oder Monteure arbeiten über Telegram mit ihren Aufgaben, Führungskräfte über einen per MCP verbundenen KI-Assistenten.

So läuft ein Projekt

01
Projekt anlegen

Grunddaten ausfüllen, gegebenenfalls die Kundenorganisation wählen und eine Vorlage nehmen. Ihre Aufgaben werden übernommen, mit Fristen ab Startdatum oder ab heute.
02
Team zusammenstellen

Mitglieder der gewählten Organisation werden automatisch hinzugefügt, weitere Mitarbeiter manuell. Dann jede Aufgabe einer Person zuweisen.
03
In der Aufgabe arbeiten

Checkliste abhaken, Arbeit in Unteraufgaben teilen, in Kommentaren diskutieren und Dateien auf die Karte ziehen. Jede Änderung landet in der Historie.
04
Fortschritt auf Board und Kalender verfolgen

Aufgaben über die Kanban-Spalten ziehen und die Aufgaben des Teams pro Mitarbeiter im Kalender sehen, mit Filtern.
05
Mit einem Bericht abschließen

Die zuständige Person fügt einen Arbeitsbericht des passenden Typs hinzu und erfasst die Zeit. Die Zeitübersicht des Projekts summiert alles.
06
Erledigtes archivieren

Archivierte Aufgaben sind schreibgeschützt und in der Projektübersicht ausgeblendet; zum Bearbeiten wieder aus dem Archiv holen.

Was Sie damit tun können

Projekte mit Kundenbezug

Ein Projekt kann zu einer Organisation aus dem CRM gehören oder zu keiner. Die Auswahl fügt deren Mitglieder dem Projektteam hinzu.

Projektvorlagen

Speichern Sie jede Projektstruktur als Vorlage. Neue Projekte daraus erhalten Aufgaben mit Fristen ab Startdatum.

Aufgaben mit Checklisten und Unteraufgaben

Jede Aufgabe hat Zuständige, Status und Frist, eine Checkliste für Schritte und Unteraufgaben für Arbeit mit eigener Verantwortung.

Kommentare, Dateien und Historie

Arbeit in der Aufgabe besprechen, Dateien per Drag-and-drop anhängen und die Historie jeder Änderung sehen: Status, Zuständige, Termine.

Kanban-Board

Aufgaben zwischen Statusspalten verschieben. Auf Ihrem Gerät lassen sich Spalten umbenennen, einfärben, begrenzen oder ausblenden.

Teamkalender

Aufgaben pro Mitarbeiter im Zeitverlauf sehen und filtern, damit Überlastung und Lücken vor verpassten Fristen sichtbar werden.

Strukturierte Arbeitsberichte

Legen Sie Berichtstypen in den Unternehmenseinstellungen fest; Mitarbeiter fügen ihren Aufgaben dann Berichte dieser Typen hinzu, auch über den MCP-Server.

Zeit pro Projekt

Zeit flexibel erfassen, etwa 2:30, 1.5h oder 90m. Die Zeitübersicht des Projekts summiert die in Aufgabenberichten erfasste Zeit.

Meetings mit Zoom

Teamcalls planen, der Zoom-Link wird automatisch erstellt. Meetings lassen sich mit Leads und Kunden verknüpfen, nach Woche oder Monat anzeigen, verschieben oder absagen.

Wer tatsächlich teilgenommen hat

Nach dem Call liest OrgLines den Teilnehmerbericht von Zoom und ordnet Personen per E-Mail, gespeichertem Namen oder Domain und Name den Eingeladenen zu; den Rest bestätigen Sie manuell.

Arbeits-Bot für Mitarbeiter vor Ort

Fahrer, Lageristen und Außendienst sehen ihre Aufgaben, ändern Status und senden Fotos aus Telegram. Der Bot sieht genau das, was die Person im Kabinett sieht, und eine Führungskraft bestätigt, wer beitritt.

Aufgaben über Ihren KI-Assistenten

Über MCP können Claude und andere Agenten Projekte und Aufgaben anlegen, Checklistenpunkte und Kommentare hinzufügen, Arbeit neu zuweisen oder den Status ändern. Änderungen kommen als Vorschlag zur Bestätigung.

Aufgaben für Menschen, die nie am Schreibtisch sitzen

Ein Fahrer, Lagerist oder Monteur öffnet zwischen zwei Einsätzen kein Web-Kabinett. Der Arbeits-Bot von OrgLines gibt ihnen stattdessen einige Schritte in Telegram: Aufgaben des Tages sehen, Status ändern, ein Foto der erledigten Arbeit senden. Er ist kein Kundenchat, sondern eine vereinfachte Oberfläche für Ihr eigenes Team.

Jede Person tritt über einen persönlichen Einladungslink bei, optional an ihre Telefonnummer gebunden; wer ohne Link schreibt, landet in einer Anfragewarteschlange zur Freigabe durch eine Führungskraft. Der Bot handelt mit den Rechten der Person, und vor jedem datenändernden Schritt steht eine Bestätigung. Getrennte Bots, etwa für Monteure und Lager, haben eigene Tokens und sehen die Chats des anderen nicht.

Mit einem fertigen Szenario starten und Schritte anpassen
Protokoll jedes Bot-Schritts und jeder Ablehnung
Mitarbeiter vor Ort belegen operative Plätze, getrennt von vollen Kabinettsplätzen
Ein ausgeschalteter Bot behält Schritte, Verknüpfungen und Protokoll

Meetings, aus denen Arbeit wird

Ist Zoom verbunden, erhält ein in OrgLines geplantes Meeting automatisch einen Zoom-Link und lässt sich mit einem Lead oder Kunden verknüpfen. Der Kalender zeigt Meetings nach Woche oder Monat und bei anderer Zeitzone auch deren Ortszeit. Eine Absage storniert das Zoom-Meeting, der Link funktioniert dann nicht mehr.

Nach dem Call zeigt OrgLines, wer teilgenommen hat, wie lange der Call tatsächlich dauerte und wer lange genug dabei war, um als anwesend zu gelten. Zoom veröffentlicht die Teilnehmerliste einige Minuten danach, OrgLines fragt selbst erneut nach. Im Zoom-Basic-Tarif gibt es diesen Bericht nicht, und OrgLines sagt das offen. To-dos aus Meeting-Notizen lassen sich in Aufgaben umwandeln.

Wer welche Projekte sieht

Zugriff wird in OrgLines über Rollen gesteuert. Eine Rolle ist eine Funktion: was ein Mitarbeiter sieht und darf. Jede Rolle hat einen Standardzugriff auf Bereiche, den Inhaber oder Administratoren pro Nutzer überschreiben können. Rechte lassen sich auch für Personen festlegen, die sich noch nie angemeldet haben. Änderungen an Rollenrechten werden protokolliert.

Tarife: Teamprojekte und Aufgaben sind ab dem Core-Tarif enthalten; jede höhere Stufe behält sie. Tarife vergleichen

FAQ

Fragen zu Projekte & Aufgaben

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns — wir melden uns bei Ihnen.

Frage stellen

Lassen sich Kunden mit Projekten verknüpfen?

Ja. Ein Projekt kann zu einer Organisation aus dem CRM gehören; deren Mitglieder werden dann ins Projektteam übernommen. Projekte ohne Organisation sind ebenfalls möglich.

Welcher Tarif enthält Teamprojekte und Aufgaben?

Teamprojekte und Aufgaben sind im Core-Tarif und in jeder höheren Stufe enthalten. Der kostenlose Tarif ist für eine Person und umfasst keine Teamprojekte.

Brauchen Außendienstmitarbeiter ein volles OrgLines-Konto?

Sie nutzen den Telegram-Arbeitsbot und belegen operative Plätze, getrennt von vollen Kabinettsplätzen. Jede Person tritt über einen persönlichen Link bei; wen der Bot nicht erkennt, bestätigt eine Führungskraft.

Sieht der Bot alle Unternehmensdaten?

Nein. Der Bot sieht genau das, was die Person im Kabinett sieht, und handelt mit ihren Rechten. Eine Beschränkung, wer dem Bot schreiben darf, engt nur ein und gewährt nie zusätzliche Rechte.

Wie wird Zeit erfasst?

Zeit wird in Aufgaben erfasst, etwa als 2:30, 1.5h oder 90m, und die Zeitübersicht des Projekts summiert die in Aufgabenberichten erfasste Zeit.

Funktioniert OrgLines mit Zoom?

Ja. Nach der Verbindung erhalten Meetings automatisch einen Zoom-Link, und nach dem Call zeigt OrgLines die Teilnahme. Dafür ist ein Zoom-Tarif mit Teilnehmerberichten nötig; Zoom Basic bietet ihn nicht.

Kann ein KI-Assistent Aufgaben für mich verwalten?

Ja. Über den MCP-Server von OrgLines können Claude und andere Agenten Ihre Aufgaben auflisten, Aufgaben mit Checklisten anlegen, kommentieren, neu zuweisen, den Status ändern und Berichte einreichen. Änderungen werden zuerst vorgeschlagen und nach Ihrer Bestätigung ausgeführt.

Was passiert mit erledigten Aufgaben?

Sie können sie archivieren. Archivierte Aufgaben sind schreibgeschützt und in der Projektübersicht ausgeblendet; bei Bedarf holen Sie sie aus dem Archiv zurück.

Arbeitet zusammen mit

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