Was ist ein Wareneingangsschein?
Die Papiere des Lieferanten sagen, was er geschickt hat. Die Bestellung sagt, was Sie angefordert haben. Der Wareneingangsschein sagt, was wirklich angekommen ist, und er ist das einzige der drei Dokumente, das Ihre eigenen Leute erstellen.
Was ein Wareneingangsschein enthält
- Eine Belegnummer und das Eingangsdatum.
- Den Lieferanten und die Bestellung, zu der die Lieferung gehört.
- Die Nummer des Lieferscheins des Lieferanten.
- Jede Position mit Artikelnummer, bestellter Menge, erhaltener Menge und gegebenenfalls abgelehnter Menge.
- Chargen- oder Seriennummern für Ware, die so geführt wird.
- Vermerke zu Schäden, Fehlmengen oder falschen Artikeln.
- Wer die Ware angenommen hat und wo sie eingelagert wurde.
Wareneingangsschein, Lieferschein und Rechnung
Der Lieferschein kommt vom Lieferanten mit der Ware. Der Wareneingangsschein ist Ihr eigener Beleg, nachdem Sie gezählt und geprüft haben. Die Rechnung ist die Zahlungsaufforderung des Lieferanten. Viele Unternehmen gleichen alle drei vor der Zahlung mit der Bestellung ab, oft als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet: Sie bezahlen, was Sie bestellt und tatsächlich erhalten haben, nicht, was auf einem Papier steht.
Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Land und Unternehmen; neben Wareneingangsschein sind auch Wareneingangsbeleg oder Wareneingangsprotokoll üblich. Im Englischen heißt das Dokument goods received note, in der Ukraine erfasst der Käufer den Eingang meist mit einer eigenen прибуткова накладна. Pflichtangaben und Aufbewahrungsfristen richten sich nach den örtlichen Vorschriften; klären Sie sie mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung.
Ein kleines Beispiel (zur Veranschaulichung)
Ein Geschäft bestellt 50 Kartons Druckerpapier. Der Lieferschein nennt 50. Im Wareneingang zählt der Lagerist 48 Kartons, 2 davon sind nass. Der Wareneingangsschein vermerkt 48 erhalten, 46 angenommen und 2 wegen Beschädigung abgelehnt, mit Foto und Notiz. Kommt die Rechnung über 50 Kartons, sieht die Buchhaltung sofort, dass 46 zu bezahlen sind und der Lieferant für den Rest eine Gutschrift oder Ersatz schuldet.
Warum der Wareneingangsschein wichtig ist
- Der Bestand stimmt vom ersten Tag an: Was Sie verkaufen können, beginnt mit dem, was tatsächlich eingegangen ist.
- Reklamationen sind kürzer: Ein datierter Beleg mit Vermerken und Fotos ist schwer zu bestreiten.
- Zahlungen sind sicherer: Niemand bezahlt Kartons, die nie angekommen sind.
- Chargen und Seriennummern werden erfasst, wenn die Ware das Gebäude betritt, und nicht später rekonstruiert.
So funktioniert der Wareneingang in OrgLines
Im ERP von OrgLines wird Ware zu einer Bestellung beim Lieferanten eingebucht, und die Bestellung muss zuvor bestätigt sein. Sie erfassen die erhaltene Menge je Position, mindestens für eine Position. Das Einbuchen ist ein bewusster Schritt: OrgLines fragt nach einer Bestätigung, weil er sich nicht rückgängig machen lässt. Bei serialisierter Ware geben Sie je Einheit eine Seriennummer ein oder lassen alle Felder leer, damit sie erzeugt werden. Die Menge einer Charge ergibt sich nur aus Eingängen und Umlagerungen, nie durch Überschreiben einer Zahl, und Ware ohne Lagerplatz wartet im nicht eingelagerten Bestand des Lagers, bis jemand sie einräumt.