Reservierter und verfügbarer Bestand: Verkaufen Sie nicht, was Sie nicht haben

Drei Zahlen, nicht eine

Jede Bestandsposition hat mindestens drei Mengen, und wer sie verwechselt, verkauft irgendwann mehr, als er hat:

• Physischer Bestand: was tatsächlich im Lager liegt und im System erfasst ist.
• Reserviert, auch zugeordnet oder gebunden: der Teil des Bestands, der für bestätigte, noch nicht versendete Aufträge zurückgelegt ist.
• Verfügbar: was einem neuen Kunden noch zugesagt werden kann.

Die Grundformel lautet verfügbar = physischer Bestand − reserviert − gesperrt. Gesperrt ist alles, was Sie gerade nicht verkaufen sollten: beschädigte Ware, Ware in Quarantäne oder vor der Qualitätsprüfung, noch nicht geprüfte Retouren. Manche Unternehmen betrachten zusätzlich die zusagefähige Menge, die bestätigte Zugänge aus Bestellungen nach erwartetem Datum einrechnet. Das hilft bei Lieferterminen, ist aber eine Prognose und keine Ware im Regal.

Wann reservieren und wann freigeben

Eine Reservierung ist ein Versprechen und sollte daher erst entstehen, wenn Sie sich gegenüber dem Kunden tatsächlich verpflichten. Reservieren schon beim Angebot wirkt sicher, bindet aber still Ware für Geschäfte, die vielleicht nie zustande kommen. Die meisten Unternehmen reservieren bei Auftragsbestätigung oder Zahlung, und zwar in dem Lager, aus dem die Ware geht, nicht im Gesamtbestand des Unternehmens.

Die Freigabe ist ebenso wichtig. Eine Reservierung sollte auf eine von zwei Arten enden: Die Ware wird versendet und verlässt den Bestand, oder der Auftrag wird storniert oder reduziert und die Menge wird wieder verfügbar. Reservierungen, die einfach für immer stehen bleiben, sind der häufigste Grund, warum ein volles Lager nichts Verkaufbares meldet.

Rechenbeispiel (Beispielzahlen)

Ein Händler hat 120 Einheiten eines Artikels in Lager A. Drei bestätigte Aufträge haben 40, 20 und 10 Einheiten reserviert, zusammen 70. Fünf Einheiten kamen beschädigt zurück und sind gesperrt. Verfügbar in Lager A sind 120 − 70 − 5 = 45.

Ein neuer Kunde fragt nach 60 Einheiten. Der physische Bestand von 120 legt ein Ja nahe, richtig ist aber: 45 können sofort geliefert werden. In Lager B sind 30 verfügbar, sodass der Auftrag über eine Umlagerung oder eine Teillieferung gedeckt werden könnte, und eine Bestellung über 50 Einheiten kommt nächste Woche. Der Vertrieb kann 45 sofort und 15 später oder 60 nach der Umlagerung anbieten und einen Termin nennen, der hält.

Nehmen wir nun an, der Auftrag über 20 Einheiten wurde letzten Monat storniert, die Reservierung aber nie freigegeben. Das System zeigt nur 45 verfügbar, tatsächlich sind es 65, und das Unternehmen lehnt Geschäft ab, das es hätte machen können. Falsche Reservierungen schaden in beide Richtungen.

Schritt für Schritt: Regeln für Reservierungen

1. Legen Sie die Formel für den verfügbaren Bestand fest und bestimmen Sie, welche Status als gesperrt gelten, und halten Sie das für Vertrieb und Lager schriftlich fest.
2. Bestimmen Sie den Zeitpunkt der Reservierung, etwa Auftragsbestätigung oder Zahlung, und reservieren Sie nicht für Angebote.
3. Reservieren Sie je Auftragsposition in dem Lager, aus dem geliefert wird.
4. Lassen Sie alle Vertriebskanäle, auch Onlineshop und telefonische Aufträge, aus derselben verfügbaren Menge verkaufen.
5. Versenden Sie nur aus reserviertem Bestand, damit eine Lieferung nie Ware nimmt, die jemand anderem zugesagt ist.
6. Geben Sie Reservierungen sofort frei, wenn ein Auftrag storniert oder reduziert wird, und führen Sie bei stornierten Lieferungen die Positionen in die Reservierung des Auftrags zurück.
7. Prüfen Sie wöchentlich Reservierungen, die älter als Ihre übliche Lieferzeit sind, und versenden, verschieben oder geben Sie sie frei.
8. Zählen Sie regelmäßig, denn eine Reservierung auf Ware, die nicht wirklich da ist, ist ebenfalls Überverkauf.

So funktioniert es in OrgLines

Im ERP von OrgLines wird die Verfügbarkeit pro Auftragsposition geprüft, und reserviert wird in dem Lager, aus dem die Ware geht. Fordern Sie mehr an, als vorhanden ist, sagt die Auftragsposition das klar, etwa „10 bestellt, nur 6 verfügbar“. Hat kein Lager freien Bestand für eine Position, meldet das System dies, bevor jemand einen Liefertermin zusagt.

Der Versand folgt der Reservierung. Was nicht reserviert ist, kann nicht versendet werden, und der Lieferdialog zeigt, was verfügbar ist. Lieferungen werden aus reserviertem Bestand erstellt, und eine stornierte Lieferung gibt ihre Positionen an die Reservierung des Auftrags zurück. Eine Rechnung wird gesperrt, wenn für einige Positionen der Bestand nicht reicht, und eine Umlagerung kann den verfügbaren Bestand im Quelllager nicht übersteigen.

Der Bestand entsteht aus Belegen: Wareneingängen, Umlagerungen, Lieferungen und Inventuren. Der physische Bestand hinter der Rechnung ist also keine Zahl, die jemand überschrieben hat. Eine Inventur gleicht das System mit dem Regal ab, und Bestandskorrekturen erfordern eine Berechtigung. Verkaufen Sie online über den Website-Baukasten von OrgLines, kommen bezahlte Onlinebestellungen als Verkaufsaufträge im selben System an.

Typische Fehler

• Zusagen auf Basis des physischen statt des verfügbaren Bestands.
• Reservierungen für Angebote, die nie freigegeben werden.
• Stornierte Aufträge, die ihre Reservierungen behalten.
• Ein Gesamtbestand für das ganze Unternehmen, sodass aus einem Lager zugesagt wird, das nicht liefern kann.
• Beschädigte oder zurückgesandte Ware wird als verfügbar gezählt.
• Ein Onlineshop, der eine andere Bestandszahl sieht als der Rest des Unternehmens.
• Bestandszahlen von Hand ändern statt über Wareneingänge, Umlagerungen und Zählungen.

Checkliste

• Alle verwenden dieselbe Formel: physischer Bestand − reserviert − gesperrt.
• Reservierungen beginnen bei Auftragsbestätigung, nicht beim Angebot.
• Jede Reservierung gehört zu einem Lager und einer Auftragsposition.
• Alle Vertriebskanäle verkaufen aus derselben verfügbaren Menge.
• Stornierungen geben ihre Reservierungen noch am selben Tag frei.
• Alte Reservierungen werden wöchentlich geprüft.
• Regelmäßige Zählungen halten den physischen Bestand korrekt.

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