Konten und Zahlungen
Kassen, Bankkonten, POS-Terminals und Acquiring. Zahlungen werden Rechnungen, Aufträgen oder Frachten zugeordnet, das unveränderliche Journal führt Korrekturen als neue Buchungen.
Finanzen
Wissen, wo das Geld ist — und wohin es geht
OrgLines Finanzen beantwortet drei Fragen, die sich Inhaber jede Woche stellen: Wo ist das Geld, reicht es zu einem bestimmten Datum, und was hatten wir geplant? Prognosen, Budgets, wiederkehrende Zahlungen, Bedarfsanforderungen und Lohnsumme entstehen aus Ihren Aufträgen und Rechnungen, und jede Zahl zeigt, woher sie kommt.
Für wen
- Inhaber, die wöchentlich den Überblick wollen statt einer Überraschung zum Jahresende
- Finanzverantwortliche, die mit Budgets und Prognosen planen
- Unternehmen mit Mieten, Leasing und vielen wiederkehrenden Verträgen
- Teams, in denen Einkäufe vor der Ausgabe freigegeben werden müssen
- Unternehmensgruppen, die in mehreren Währungen arbeiten
Das ist Management-Finanzwesen, keine gesetzliche Buchhaltung. Die Basis bilden Kassen, Bankkonten und POS-Terminals, Zahlungen und ein unveränderliches Journal. Darauf setzt das Modul Finanzperioden, eine Berichtswährung, Einnahmen- und Ausgabenkategorien, Budgets, eine Prognose, den Cashflow der kommenden Wochen, den Break-even, Was-wäre-wenn-Szenarien, wiederkehrende Verpflichtungen, Bedarfsanforderungen mit Freigabeketten und die Lohnberechnung. Die gesetzliche Buchhaltung kann bleiben, wo sie ist.
Das Modul ist ehrlich darüber, was es nicht weiß. Fehlt ein Wechselkurs, zeigt das Dashboard einen Strich statt einer erfundenen Summe. Bewegungen, die das ERP nicht klassifiziert hat, erscheinen als eigene Zeile „Ohne Kategorie“, statt aus der Summe zu verschwinden. Umbuchungen zwischen eigenen Konten sind aus der GuV ausgeschlossen, weil das Geld das Unternehmen nicht verlassen hat. Ist ein Anfangsbestand unbekannt, sagt das Diagramm es offen.
Die Historie ist durchgehend geschützt. Ein genehmigtes Budget wird eingefroren, eine Änderung erzeugt eine neue Version. Prognosen sind eingefrorene Momentaufnahmen, die Sie vergleichen können. Wechselkurse werden nie überschrieben: Ein neuer Kurs gilt ab einem Datum, der Juli-Bericht rechnet also weiter mit dem Juli-Kurs. Vergütungsregeln und Freigaberichtlinien sind ab einem Datum versioniert, damit ein neuer Satz nie still überschreibt, was bereits ausgezahlt oder unterschrieben wurde.
Finanzen einrichten und führen
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01
Geschäftsjahr anlegen
Eine Aktion legt 12 Monate, 4 Quartale und das Jahr an. Budget, Prognose und GuV rechnen je Periode, daher ist das der erste Schritt.
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02
Berichtswährung wählen und Kurse erfassen
Alle zusammengefassten Summen erscheinen in der Berichtswährung. Erfassen Sie Kurse manuell mit bis zu 8 Nachkommastellen oder importieren Sie offizielle Tageskurse für einen Zeitraum.
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03
Kategorien und Dimensionen festlegen
Legen Sie Einnahmen- und Ausgabenkategorien an und markieren Sie jede Ausgabe als fix, variabel oder gemischt. Ergänzen Sie Dimensionen wie Geschäftsbereich, Abteilung oder Projekt.
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04
Budget genehmigen
Erstellen Sie das Budget als Entwurf mit Zeilen je Kategorie und genehmigen Sie es. Die genehmigte Version wird eingefroren und ist der Plan, mit dem Sie vergleichen.
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05
Wiederkehrende Zahlungen und Freigaberegeln anlegen
Beschreiben Sie Miete, Abos und Verträge einmal; der Zahlungsplan erscheint in der Prognose. Legen Sie fest, wer Bedarfsanforderungen ab welchem Betrag freigibt.
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06
Wöchentlich prüfen
Prüfen Sie den Cashflow der nächsten acht Wochen, überfällige Belege auf beiden Seiten, Prognose gegen Budget, und rechnen Sie vor großen Entscheidungen ein Szenario.
Was Sie damit tun können
Cashflow für acht Wochen
Zeigt, ob das Geld zu bestimmten Zeitpunkten reicht. Wochen mit negativem Saldo sind hervorgehoben: Ein Unternehmen kann profitabel sein, während Kunden später zahlen, als es selbst zahlen muss.
Budget mit eingefrorenen Versionen
Ein Budget wird entworfen, genehmigt und eingefroren. Änderungen erzeugen eine neue Version, sodass die Antwort auf „aber wir hatten anders geplant“ immer vorliegt.
Prognose-Momentaufnahmen
Jede Prognose ist ein eingefrorenes Bild zum Berechnungszeitpunkt, aufgeteilt in Stufen wie Planned und Committed. Vergleichen Sie zwei Aufnahmen, um zu sehen, was sich bewegt hat.
Break-even-Punkt
Wie viel Sie verdienen müssen, um alles zu decken. Fixkosten fallen unabhängig vom Umsatz an, variable wachsen mit ihm; die Einstufung lässt sich in jeder Zeile überschreiben.
Was-wäre-wenn-Szenarien
Der Umsatz sinkt um 20 Prozent, Sie stellen vier Vertriebler ein, die Miete steigt. Ein Szenario liegt über der Prognose und berührt nie echte Rechnungen, Zahlungen oder Budgets.
Wiederkehrende Verpflichtungen
Miete, Abos und Verträge als eine Regel. Der Server erzeugt den Zahlungsplan, und jede künftige Belastung erscheint im Cashflow und in der Prognose als Planned.
Bedarfsanforderungen mit Freigabekette
Die Entscheidung, Geld auszugeben, wird festgehalten, bevor es fließt. Freigegebene Anforderungen gehen als Planned in die Prognose und werden zur Bestellung im ERP.
Lohnberechnung
Vergütungsregeln aus typisierten Bausteinen statt freier Formeln, sodass jede Zeile lautet: „29.000 € × 3 % = 870 €“. Genehmigte Perioden sind schreibgeschützt.
GuV und Fälligkeitsbericht
GuV je Periode und ein Überblick über überfällige Belege auf beiden Seiten: was Sie schulden und was man Ihnen schuldet. Exporte enthalten genau die Daten auf dem Bildschirm.
Konzernkonsolidierung
Sehen Sie Journal und Bestände mehrerer Gesellschaften zusammen, ohne ihre Bücher zu vermischen. Interne Umbuchungen werden aus dem Konzernumsatz eliminiert.
Finanzen über den KI-Assistenten
Fragen Sie den Assistenten oder Claude über MCP nach Überblick, Cashflow, Break-even, Prognoseabweichung, Lohnübersicht oder anstehenden Verpflichtungen, oder lassen Sie Szenarien vergleichen.
Budget, Prognose und Ist: drei verschiedene Zahlen
Das Budget ist die Antwort des Unternehmens auf „wie hatten wir geplant“. Die Prognose zeigt, wohin sich das Unternehmen unter aktuellen Bedingungen bewegt. Ist ist, was bereits geschah. OrgLines hält sie bewusst getrennt. Mitten im Monat ist Ist niedriger als erwartet, einfach weil der Monat nicht vorbei ist, und der Bildschirm zeigt, wie viele Tage vergangen sind. Deshalb steht die Prognose zwischen Budget und Ist.
Jede Operation liegt in genau einer Prognosestufe. Eine freigegebene Anforderung wird Planned; wird daraus eine Bestellung, wechselt sie zu Committed; danach tragen Auftrag, Rechnung und Zahlung sie weiter. Die Summe springt nicht, wenn Geld in eine sicherere Stufe wechselt.
Wiederkehrende Zahlungen, die stimmen
Eine wiederkehrende Zahlung erzeugt Erwartungen, keine Geldbewegungen. Termine zählen ab einem Ankerdatum: Eine Belastung am 31. rückt im Februar auf den 28. und kehrt im März auf den 31. zurück. Ein Betrag kann aus mehreren Teilen bestehen, etwa Grundmiete, Nebenkosten und ein Umsatzanteil. Ist ein Teil nur aus der Lieferantenrechnung bekannt, ist die Summe eine Untergrenze, und der Bildschirm sagt das.
- Erfassen Sie volle oder Teilzahlungen; bei Fremdwährung wird der Tageskurs auf der Zahlung eingefroren.
- Markieren Sie Belastungen als außerhalb bezahlt, überspringen, pausieren oder beenden Sie den Vertrag; die Historie bleibt.
- Verknüpfen Sie Belastungen mit einer vorhandenen ERP-Rechnung; bei rückwirkend erfassten Verträgen schlägt OrgLines Zuordnungen vor, die Sie einzeln bestätigen.
- Eine Vertragsänderung erzeugt eine neue Version ab einem Datum, frühere Belastungen behalten ihre Bedingungen.
- Bei höchstens zwei verbleibenden Belastungen werden Sie gewarnt, damit die Prognose nicht plötzlich endet.
Ausgabeentscheidungen mit klarer Spur
Eine Bedarfsanforderung beginnt als Entwurf und geht erst nach der letzten Freigabe in die Prognose. Freigaberegeln nennen Rollen, keine Personen, etwa „über 15.000 unterschreibt der Inhaber“. Rollen werden bei Einreichung zu konkreten Personen, und der Autor gibt nie seine eigene Anforderung frei. Eine Ablehnung braucht einen Grund, der an der Anforderung bleibt. Geben Sie in den Einstellungen einen Betrag ein, um zu sehen, wer unterschreiben würde.
Löhne, die sich jedem Mitarbeiter erklären lassen
Die Lohnberechnung nimmt die Vergütungsbedingungen jedes Mitarbeiters und zeigt Zeile für Zeile, wie der Betrag entsteht. Bausteine können Bedingungen und Schwellen haben; wird eine Bedingung nicht erfüllt, bleibt die Zeile mit Null und Erklärung stehen. Personen, deren Eingangswerte für die Periode nicht gemessen wurden, werden übersprungen und separat genannt, denn eine stille Null wäre eine Unterzahlung. Löhne sind vertraulich: Jeder sieht seine eigene Abrechnung, die Leitung den gesamten Fonds. Rückstellungen gehen in die Prognose, Auszahlungen ins Ist.
FAQ
Fragen zu Finanzen
Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns — wir melden uns bei Ihnen.
Frage stellenIst das eine Buchhaltungssoftware?
Es ist Management-Finanzwesen: Geld, Zahlungen, Pläne und Prognosen, verknüpft mit dem operativen Geschäft. Die gesetzliche Buchhaltung kann in Ihrem Buchhaltungssystem oder Business Central bleiben.
Woher bezieht die Prognose ihre Daten?
Aus Ihren Aufträgen und Rechnungen im ERP, wiederkehrenden Verpflichtungen, freigegebenen Bedarfsanforderungen und Lohnrückstellungen. Sobald Perioden existieren und eine Berechnung gelaufen ist, entsteht das Bild von selbst.
Wie werden mehrere Währungen behandelt?
Summen erscheinen in der Berichtswährung zum Kurs des jeweiligen Datums. Ohne Kurs zeigen Dashboard, Prognose, GuV und Break-even einen Strich statt einer falschen Zahl. Liquiditätslücken werden je Währung gezeigt, weil Geld in einer Währung keine Rechnung in einer anderen bezahlt.
Kann ein Szenario unsere echten Zahlen verändern?
Nein. Ein Szenario liegt über der Prognose und ändert nie Rechnungen, Zahlungen, Aufträge oder genehmigte Budgets. Archivierte Szenarien bleiben erhalten, damit Sie später sehen, was Sie bei der Entscheidung gerechnet haben.
Wer sieht die Gehälter?
Jeder Mitarbeiter sieht seine eigene Abrechnung, die Leitung den gesamten Lohnfonds.
Lässt sich ein Satz ändern, ohne vergangene Monate umzuschreiben?
Ja. Eine Änderung erzeugt eine neue Version des Regelwerks ab einem gewählten Datum. Bereits berechnete Perioden bleiben auf der alten Version, genehmigte Perioden sind schreibgeschützt.
Wer darf Zahlungen erfassen oder korrigieren?
Die Rechte sind getrennt: Zahlungen erfassen, wiederkehrende Verpflichtungen verwalten und Finanzvorgänge korrigieren. Korrekturen bleiben meist Inhaber und Administratoren vorbehalten.
Kann ich Berichte exportieren?
Ja. Der Export entsteht aus denselben Daten wie der Bildschirm, Datei und Seite widersprechen sich also nie.
Ratgeber zu diesem Thema
Verkäufer nach Umsatz vergüten: Provisionsregeln, die jeder versteht
Um die Provision für Verkäufer im Einzelhandel zu berechnen, kombinieren Sie eine feste Grundvergütung je Schicht oder Monat mit einem Bonus, der am Tagesplan der Filiale hängt und in wenigen klaren Stufen statt an einer einzigen Schwelle gezahlt wird. Legen Sie genau fest, was als Umsatz zählt (nach Retouren und Rabatten), wie eine geteilte Schicht aufgeteilt wird, und schreiben Sie die Regeln so auf, dass jeder Verkäufer seine Vergütung selbst nachrechnen kann.
Was ist eine Kostenstelle?
Eine Kostenstelle ist ein Bereich Ihres Unternehmens, dem Sie Kosten zuordnen, etwa das Lager, der Vertrieb, eine Filiale oder die Verwaltung. So sehen Sie, was jeder Bereich kostet und wer dafür verantwortlich ist. Sie erwirtschaftet selbst keinen Umsatz. Die Kostenart sagt, wofür das Geld ausgegeben wurde, die Kostenstelle, wo.
Das Budget für das nächste Jahr in einem kleinen Unternehmen erstellen
Um ein Jahresbudget für ein kleines Unternehmen zu erstellen, gehen Sie von den Ist-Erlösen und -Kosten des Vorjahres je Monat aus, planen den Umsatz des nächsten Jahres von unten nach Geschäftsbereich und Saison, setzen variable Kosten als Anteil am Umsatz an, führen Fixkosten und geplante Einstellungen zeilenweise auf, ergänzen Einmalposten und prüfen eine pessimistische Variante. Danach genehmigen Sie eine Version als Plan und vergleichen jeden Monat damit.
Was ist ein Gehaltsband?
Ein Gehaltsband ist die Gehaltsspanne von einem Minimum bis zu einem Maximum, die ein Unternehmen für eine Position oder Stufe festlegt. Alle in dieser Rolle verdienen innerhalb des Bandes: Neue meist im unteren Bereich, erfahrene Mitarbeitende, die die Rolle voll erfüllen, um die Mitte, und nur wenige nahe am oberen Ende. Das Band macht Gehaltsentscheidungen einheitlich und das Personalbudget planbar.
Break-even-Punkt berechnen für Kleinunternehmen: fixe, variable und gemischte Kosten
Um den Break-even-Punkt zu berechnen, teilen Sie die Fixkosten eines Zeitraums durch die Deckungsbeitragsquote, also den Anteil jedes Umsatzes, der nach Abzug der variablen Kosten bleibt. Das Ergebnis ist der Umsatz, bei dem der Gewinn null ist. Gemischte Kosten wie Strom müssen vorher in einen fixen und einen variablen Teil aufgeteilt werden, sonst stimmt der Break-even-Punkt nicht.
Was bedeutet „net 30“ in den Zahlungsbedingungen?
Net 30 bedeutet, dass der Kunde den vollen Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen zahlen muss. Sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht, werden die 30 Tage meist ab Rechnungsdatum gezählt: Eine Rechnung vom 3. März ist am 2. April fällig. „Net“ steht für den vollen Betrag ohne Skonto. Net 15, net 60 und ähnliche Bedingungen funktionieren genauso, nur mit anderer Tageszahl.
Arbeitet zusammen mit
Alle Module teilen dieselben Daten und ergänzen sich gegenseitig.
ERP & Lager
Das ERP von OrgLines umfasst Produkte, Lager, Chargen, Verkaufs- und Bestellaufträge, Reservierungen, Lieferungen, Rechnungen mit eigenen PDF-Layouts, Kasse und die Integration mit Microsoft Business Central.
Logistik
Logistik in OrgLines: Frachtaufträge mit Status und Meilensteinen, Fahrten, Fahrzeuge, Anhänger und Fahrer, Frachtführer und Raten, Fahrtdokumente, Wiegedaten und ein Logistik-Bot.
KI-Assistent
Der KI-Assistent von OrgLines arbeitet in CRM, E-Mail, Lager, Finanzen und HR, merkt sich Kontext, antwortet aus Ihren Dokumenten und fragt vor Änderungen nach Bestätigung.
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