Що таке циклічна інвентаризація?
Повна інвентаризація зазвичай означає закрити склад на день чи вихідні, перерахувати все поспіхом, а потім знайти розбіжності, яким уже кілька місяців. Циклічна інвентаризація розподіляє роботу на весь рік і тримає цифри в системі близькими до того, що лежить на полиці.
Циклічна чи повна інвентаризація
- Повна інвентаризація рахує всі позиції в один момент. Вона дає повну картину, але зупиняє роботу, а знайдені помилки могли статися давно.
- Циклічна інвентаризація рахує кілька позицій за раз, поки склад працює. Кожен підрахунок невеликий, тож його можна зробити уважно, а розбіжність часто вдається пов’язати з нещодавнім прийманням, відбором чи поверненням.
- Багато компаній однаково проводять повну інвентаризацію наприкінці року для обліку. Чи можуть циклічні підрахунки її замінити, залежить від правил бухгалтерського обліку й надійності ваших складських записів, тож уточніть це в бухгалтера.
Як планувати підрахунки
Найпоширеніший підхід спирається на ABC-класи: позиції A, яких небагато, але на них припадає більша частина вартості, рахують найчастіше, а позиції C — найрідше. Корисні й інші тригери: перерахуйте комірку, коли система каже, що вона порожня, коли комплектувальник повідомляє про нестачу чи після незвичного коригування. Рахуйте проти системної кількості, але не показуйте її тому, хто рахує, щоб підрахунок лишався незалежним.
Приклад графіка (умовні числа)
На складі 1 200 позицій: 120 у класі A, 360 у B і 720 у C. Позиції A рахують щомісяця, B — щокварталу, C — двічі на рік. Це 120 підрахунків A, 120 підрахунків B і 120 підрахунків C на місяць, разом 360, або близько 18 позицій за робочий день. Одна людина впорається за годину-дві, і кожну позицію все одно перераховують щонайменше двічі на рік.
Що робити з розбіжностями
Одразу виправте залишок, але й запишіть, чому він розійшовся: приймання не на ту позицію, відбір не з тієї комірки, пошкодження, яке так і не списали. Якщо та сама позиція знову й знову показує розбіжності, виправляйте процес, а не лише цифру. Точність по кожному класу показує, чи окупаються підрахунки.
Підрахунок залишків в OrgLines
В OrgLines залишки змінюються лише через документи: приймання, переміщення, відвантаження й інвентаризації, а не через перезаписування числа. Перерахунок одного складу коригує залишок на величину розбіжності, а повна інвентаризація задає кількості абсолютно, і результат показує, скільки позицій скориговано. Коригування залишків в інвентаризації потребує дозволу, тож змінити цифри може не кожен акаунт. Замовлення й склад входять у тарифи від Business.