Anfragen aus allen Kanälen
Leads aus Meta-Formularen, Website und E-Mail kommen in einem Lead-Center an, neue Leads lassen sich an Telegram senden — eine Anfrage wartet nicht, bis jemand das Postfach prüft.
Logistik & Spedition
Ein System von der Kundenanfrage bis zur bezahlten Fahrt
In einer Spedition besteht der Tag aus Anrufen, Lkw, Frachtbriefen und Zahlungen, die meist an verschiedenen Orten liegen. OrgLines hält sie an einem Frachtauftrag zusammen: Das Team sieht, wer am Zug ist, die Geschäftsführung sieht die Marge, und nichts hängt am Gedächtnis einer einzelnen Person.
Für wen
- Speditionen mit beauftragten Frachtführern
- Frachtführer mit eigenen Lkw und Fahrern
- Getreide- und Schüttgutlogistik mit Waagen, Schwundnormen, Häfen und Silos
- Inhaber, die Marge und offene Beträge sehen wollen, ohne jeden Manager zu fragen
Ein typisches Bild: Anfragen kommen per Telefon, E-Mail und Werbung, die Frachtführerliste steckt in einer Tabelle, die ein Manager pflegt. Fahrer schicken TTN-Fotos in einen Messenger, die Buchhaltung erfährt eine Woche später von einer beendeten Fahrt, und was das Unternehmen an einem bestimmten Auftrag verdient hat, kann niemand schnell sagen. Geht die Person, die den Auftrag führte, in den Urlaub, wartet der Auftrag auf sie.
OrgLines verbindet, was eine Spedition bereits hat. Anfragen laufen über Lead-Center und CRM, Aufträge, Frachtführer, Lkw und Fahrten über das Logistikmodul, Rechnungen und Zahlungen über den Finanzarbeitsplatz. Fahrer arbeiten über einen Telegram-Bot. Jede Person hat eine Warteschlange mit dem, was auf sie wartet, die Geschäftsführung hat Berichte zu Umsatz, Marge, Pünktlichkeit und offenen Beträgen.
Sie müssen nicht alles auf einmal einschalten. Viele Teams beginnen mit Aufträgen, Frachtführern und Fahrten, verbinden in der ersten Woche den Fahrer-Bot und verlagern die Rechnungsstellung später nach OrgLines. Ihre gesetzliche Buchhaltung kann bleiben, wo sie ist.
Von der Kundenanfrage zur bezahlten Fahrt
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01
Eine Anfrage kommt herein
Leads aus Meta-Formularen, Website und E-Mail landen im Lead-Center. Eine qualifizierte Anfrage wird zum Kunden im CRM und zu einem Frachtauftrag mit Raten, Tonnage und Ladefenster.
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02
Der Frachtführer-Manager deckt die Tonnage
Der Tag beginnt mit der Anrufliste. Aufträge mit offener Tonnage warten in der Frachtraumsuche, und das System warnt, bevor Sie einen Frachtführer über der Kundenrate buchen.
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03
Der Disponent führt die Lkw
Ein Bildschirm zeigt die heutigen Lkw mit Gewichten, TTN und Registern. Fahrer erhalten die Route in Telegram und schicken Fotos zurück — sie landen bei der richtigen Fahrt.
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04
Der Senior-Logistiker gibt frei
Abgeschlossene Register warten auf die Freigabe durch den Senior-Logistiker oder die Leitung. Schwund über der Norm wird zur Reklamation, die die Zahlung an den Frachtführer mindert.
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05
Die Buchhaltung schließt das Geld ab
Die Hauptbuchhaltung stellt Rechnungen aus genehmigten Registern aus, erfasst Zahlungen, leistet Vorschüsse und Schlusszahlungen an Frachtführer und verfolgt die TTN-Originale bis zur Rückkehr.
Was Sie damit tun können
Immer klar, wer am Zug ist
An jedem Auftrag sind Senior-Logistiker und Disponent zugewiesen, jede Rolle hat eine eigene Warteschlange. Ein Auftrag kann nicht unbemerkt zwischen zwei Personen hängen bleiben.
Eine Frachtführer-Datenbank, die dem Unternehmen gehört
Frachtführer, ihre Verträge, Lkw und Fahrer liegen im System, mit Anrufhistorie und nächstem geplantem Anruf. Verlässt ein Manager das Unternehmen, bleibt die Datenbank.
Keine versehentlichen Verlustfahrten
Liegt die Rate des Frachtführers über der Kundenrate, meldet das System das vor dem Anlegen der Partie. Enthält die Kundenrate MwSt., bittet es ehrlich um einen eigenen Vergleich, statt eine Marge zu behaupten.
Fahrer in Telegram
Fahrer treten per Einladungslink bei, erhalten Route und Fahrtdateien im Chat, senden TTN-Fotos und starten die Standzeitzählung mit einem Knopf — ganz ohne Konto.
Schwundstreit nach Zahlen
Der Schwund wird aus Lade- und Entladegewicht berechnet und mit der vereinbarten Norm für die Kultur verglichen. Eine Reklamation geht mit Begründung als Minuszeile in die Frachtführerabrechnung.
Unterlagen, die nicht verloren gehen
Kunden- und Frachtführerumschläge, versionierte Dokumente und Verfolgung der TTN-Originale, bis beide Sätze zurück sind. Ein Auftrag gilt erst als erledigt, wenn auch das Papier da ist.
Faire Boni
Auftragsbeteiligte halten fest, wer den Kunden brachte, wer den Frachtführer fand und wer den Auftrag führte. Ein Bericht nach Beteiligten zeigt die Ergebnisse jeder Person im Zeitraum.
Ein KI-Assistent fürs Büro
Fragen Sie, welche Aufträge hängen, welchen Fahrten Dokumente fehlen oder wer nicht bezahlt hat. Der Assistent liest die Dispositionsübersicht und bereitet Änderungen vor, die Sie bestätigen.
Probleme, mit denen Speditionen kommen, und was sich ändert
Der meiste Ärger in einer Spedition entsteht nicht durch fehlende Software, sondern durch Informationen, die über Menschen und Chats verteilt sind. Diese Situationen beseitigt OrgLines:
- „Wer betreut diesen Auftrag?“ — die Karte zeigt die zugewiesenen Rollen und nach einer Übergabe, wer für wen handelt.
- Ein Führerschein ist vor der Fahrt abgelaufen — das Ablaufdatum steht auf der Fahrerkarte und erscheint erneut beim Anlegen der Fahrt, weil genau dieser Führerschein in den TTN kommt.
- Ein Vertrag lief unbemerkt aus — Verträge und Policen warnen 30 Tage vorher.
- Das TTN-Foto steckt irgendwo in einem Chat — Fotos aus dem Bot landen im Logistik-Posteingang und werden der aktiven Fahrt des Fahrers zugeordnet.
- Niemand weiß, welche Originale noch fehlen — die Warteschlange der Buchhaltung zeigt Partien, deren Originale verschickt und noch nicht alle zurück sind.
- Zwei Personen haben zwei verschiedene Summen — Auftragssummen berechnet der Server aus den Fahrten, sie lassen sich nicht überschreiben.
Geld: von der Rate zur Marge
Jeder Auftrag hat zwei Preise pro Tonne — für den Kunden und für den Frachtführer —, die Differenz steht in der Auftragsliste als Ergebnis. Der Kunde erhält die Rechnung für die tatsächlich gewogenen Tonnen, nachdem das Register genehmigt ist. Frachtführer werden per Vorschuss und Schlusszahlung bezahlt, Reklamationen mindern den Zahlbetrag.
Für die Geschäftsführung zeigt der Finanzarbeitsplatz, was fällig ist, was überfällig ist (älteste Schulden zuerst) und was das Unternehmen den Frachtführern schuldet. Arbeiten Sie über mehrere juristische Personen, werden Rechnungen nach verkaufender Einheit getrennt, und deren MwSt.-Status bestimmt, wie Rechnung und Abnahmeprotokoll gedruckt werden. Die Kundenkarte zeigt Zahlungsziel und Kreditlimit neben der aktuellen Schuld.
Das Team: Rollen ohne Chaos
Auftragsmanager, Frachtführer-Manager, Senior-Logistiker, Disponent, Buchhalter, Hauptbuchhalter und Logistikleitung sehen jeweils ihren eigenen Arbeitsplatz und ihre Warteschlange. Die Leitung sieht alles nur lesend. Rollen bestimmen auch, wer Geld sieht: Ein Disponent kann die Warteschlangen bearbeiten, ohne Beträge zu sehen.
Urlaub und Abgänge sind hier normale Ereignisse: Ein Portfolio geht bis zu einem Datum oder dauerhaft an eine Vertretung, die Historie bleibt bei denen, die die Arbeit erledigt haben. Mitarbeiter erhalten eigene Benachrichtigungen in Telegram — mit Ruhezeiten und Eskalation an die Leitung bei Überfälligem.
FAQ
Fragen zu Logistik & Spedition
Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns — wir melden uns bei Ihnen.
Frage stellenKönnen wir unser Buchhaltungsprogramm behalten?
Ja. OrgLines deckt Betrieb und Management-Finanzen ab; die gesetzliche Buchhaltung kann bleiben, wo sie ist, oder Sie binden Business Central an. Das Abnahmeprotokoll bereitet Ihre Buchhaltung vor und legt es zum Auftrag.
Brauchen Fahrer vollen Zugriff?
Nein. Fahrer nutzen den Logistik-Bot in Telegram: Sie treten per Einladungslink bei, erhalten Routen und senden TTN-Fotos. Büromitarbeiter erhalten Zugriff nach Rolle.
Wir arbeiten über mehrere juristische Personen. Ist das ein Problem?
Nein. Die juristische Person wählen Sie an jedem Auftrag und Vertrag — sie bestimmt, ob Rechnungen MwSt. enthalten. Der Finanzarbeitsplatz lässt sich auf eine verkaufende Einheit eingrenzen.
Wie schnell können wir starten?
Frachtführer lassen sich mit drei Feldern anlegen und später ergänzen, der Fuhrpark per Datei mit Vorschau vor dem Schreiben importieren. Auftragsstatus können mit einem fertigen Set starten.
Kann die Geschäftsführung alles sehen, ohne etwas kaputt zu machen?
Ja. Die Rolle Logistikleitung ist schreibgeschützt: Ist es die einzige Rolle einer Person, lehnt der Server jede Änderung ab.
Was passiert mit Aufträgen, wenn ein Manager geht?
Sie übergeben das Portfolio ohne Enddatum an eine andere Person: Warteschlangen, Schaltflächen und Benachrichtigungen gehen an sie über, Historie und der Eintrag, wer an jedem Auftrag verdient hat, bleiben unverändert.
Wir fahren mit eigenen Lkw ohne Subunternehmer. Passt das?
Ja. Zugmaschinen, Anhänger und Fahrer stehen im Fuhrparkverzeichnis, Fahrten, Gewichte, Dokumente, Standzeit und Kundenrechnungen funktionieren genauso — Sie nutzen einfach weniger der frachtführerseitigen Warteschlangen.
Ratgeber zu diesem Thema
Frachtreklamationen bearbeiten und von der Zahlung an den Frachtführer abziehen
Vereinbaren Sie im Frachtvertrag eine Schwundnorm, einen Bewertungspreis und ein Aufrechnungsrecht; wiegen Sie die Ladung beim Laden und Entladen; berechnen Sie nur den Fehlbestand über der Norm; senden Sie dem Frachtführer die Reklamation mit Belegen; ziehen Sie dann den vereinbarten Betrag als eigene Minuszeile von der Schlusszahlung ab und zahlen Sie den Rest fristgerecht, statt die ganze Rechnung zurückzuhalten.
Wie Sie die Marge jedes Frachtauftrags berechnen
Woraus sich die Marge eines Frachtauftrags zusammensetzt, warum Monatssummen verlustreiche Strecken verbergen und wie Sie die Marge pro Auftrag in OrgLines sehen.
Arbeitet zusammen mit
Alle Module teilen dieselben Daten und ergänzen sich gegenseitig.
Logistik
Logistik in OrgLines: Frachtaufträge mit Status und Meilensteinen, Fahrten, Fahrzeuge, Anhänger und Fahrer, Frachtführer und Raten, Fahrtdokumente, Wiegedaten und ein Logistik-Bot.
Finanzen
Führen Sie Kassen-, Bank- und POS-Konten, Zahlungen und ein unveränderliches Finanzjournal in OrgLines, planen Sie nach Perioden und Kategorien und konsolidieren Sie mehrere Firmen.
CRM & Lead-Center
Das CRM von OrgLines sammelt Leads aus Meta-Lead-Formularen, Webformularen und manueller Erfassung, qualifiziert sie und macht daraus Kontakte, Organisationen und Deals — mit KI-Assistent.
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