Logistik
Das Logistikmodul von OrgLines führt einen Frachtauftrag von der ersten Anfrage bis zu den abgeschlossenen Unterlagen: Frachtführer-Partien, eine Fahrt pro Lkw, Gewichte und Schwund, Fahrtdokumente, Register und Rechnungen. Alle Summen berechnet der Server aus den Fahrten — zwei Disponenten sehen also nie zwei verschiedene Zahlen.
Alles beginnt mit dem Frachtauftrag. Ein Manager legt ihn mit Kunde, eigener juristischer Person, Ladung, geplanter Tonnage, Ladefenster, Lade- und Entladeorten sowie zwei Raten pro Tonne an: was der Kunde zahlt und was der Frachtführer genau bei diesem Auftrag erhält. Aus dem Auftrag entstehen Frachtführer-Partien (eine pro beauftragtem Frachtführer), Fahrten (eine pro tatsächlich gestelltem Lkw) und Rechnungen. Die Auftragskarte zeigt, wie viele Tonnen vom Plan bereits abgedeckt sind und wie viele noch fehlen.
Die Arbeit ist nach Rollen aufgeteilt. Jeder Auftrag hat zwei Plätze — Senior-Logistiker und Disponent — und geht erst weiter, wenn beide besetzt sind. Rollen-Arbeitsplätze zeigen jeder Person genau die Zeilen, die auf sie warten: Frachtraumsuche für den Frachtführer-Manager, Partien für den Senior-Logistiker, die heutigen Lkw für den Disponenten, Rechnungen und Zahlungen für die Buchhaltung. Die Logistikleitung sieht alles und ändert nichts.
Wählen Sie den Kunden aus Ihren Organisationen und Ihre juristische Person, von der abhängt, ob Rechnungen MwSt. enthalten. Wählen Sie einen Ort aus dem Ortsverzeichnis — Adresse, Kontakt und Zeiten werden übernommen. Tragen Sie Raten, geplante Tonnage und Ladefenster ein.
Die Warteschlange „Frachtraumsuche“ zeigt Aufträge, deren geplante Tonnage noch nicht durch Frachtführer-Partien gedeckt ist. Bei der Auswahl sehen Sie Typ, Status, Bewertung, Vertrag und Telefon des Frachtführers sowie eine Warnung, wenn seine Rate über der Kundenrate liegt. Die neue Partie landet in der Warteschlange des Senior-Logistikers.
Legen Sie pro Lkw eine Fahrt an. Die Auswahl des Auftrags übernimmt Ladung, geplante und verbleibende Tonnage, Ladefenster, Schwundnorm, Punkte und Entfernung. Die Auswahl des Lkw übernimmt Fahrzeugpapiere, Nutzlast und den Führerschein des Fahrers mit Ablaufdatum. Der Fahrer erhält Route und Fahrtdateien in Telegram.
Tragen Sie Lade- und Entladegewicht ein. Der Schwund wird aus beiden Wägungen berechnet und mit der vereinbarten Norm verglichen. Eine Fahrt lässt sich erst mit Entladegewicht und TTN-Nummer abschließen — ein hochgeladener Scan allein genügt nicht.
Der Abschluss eines Registers legt die enthaltenen Fahrten und Summen fest. Die Logistikleitung oder ein Senior-Logistiker genehmigt es, erst dann kann es abgerechnet werden. Unvollständige Fahrten lassen sich auslassen — ihre Tonnage bleibt am Auftrag offen.
Die Hauptbuchhaltung stellt die Rechnung aus dem genehmigten Register aus und erfasst Zahlungen auf demselben Bildschirm. Frachtführer-Rechnungen laufen über Vorschuss und Schlusszahlung. „Erledigt“ setzt niemand von Hand: Das System setzt den Status, sobald der Kunde bezahlt und die Dokumente erhalten hat, die Frachtführer-Partien abgeschlossen und die TTN-Originale zurück sind.
Kunden- und Frachtführerrate pro Tonne, ein Schalter für Rate inklusive oder zuzüglich MwSt., ein geprüftes Ladefenster und eine Lkw-Liste, die Sie füllen, sobald Fahrzeuge gefunden sind — eine Zeile lässt sich schon mit einem bekannten Feld speichern.
Firmeneigene Status liegen über den Standardphasen des Auftrags, auf Wunsch ausgehend von einem fertigen Set. Stornogründe sind ein Verzeichnis mit Codes: Ohne Grund lässt sich kein Auftrag stornieren, damit „Storniert“ auch nach einem Monat noch etwas erklärt.
Steuernummer, Telefon, Vertrag, Bankdaten und Geschäftsführer stammen aus der Organisationskarte des Frachtführers — nichts wird doppelt gepflegt. Einen Frachtführer legen Sie mit drei Feldern an und ergänzen den Rest später; abweichende Steuernummern werden markiert.
Der Reiter „Anrufe“ zeigt, wen Sie heute anrufen sollten. Datum des ersten, letzten und geplanten Anrufs kommen aus dem Protokoll. Ein Frachtführer ohne nächsten Schritt kehrt in die Liste zurück, statt zu verschwinden.
Erfassen Sie die Laufzeit des Vertrags und die Versicherungspolice des Frachtführers und hängen Sie den Scan an. 30 Tage vor Ablauf erscheint eine Warnung. Ein abgelaufener Vertrag sperrt eine Partie nicht automatisch — das entscheidet die Leitung.
Zugmaschinen, Anhänger und Fahrer gehören zu ihrem Frachtführer; die Fahrerkarte enthält den Führerschein mit Ablaufdatum, ein abgelaufener wird markiert. Den Fuhrpark können Sie aus einer Datei importieren: Spalten zuordnen, neue, geänderte und kollidierende Zeilen prüfen — geschrieben wird erst nach „Anwenden“.
Schwundnormen gelten je Kultur und lassen sich nach Lkw-Typ eingrenzen; die Qualität bei Annahme wird separat erfasst — als Abschlag, nicht als physischer Schwund. Eine Reklamation an den Frachtführer entsteht im Bericht „Schwund gegen Normen“: Sie stoppt die Abrechnung nicht, sondern wird zur Minuszeile im Zahlbetrag.
Die Standzeit beginnt, wenn der Fahrer auf „Ich bin vor Ort“ tippt, und endet mit „Frei“; für Lkw ohne Bot geht das auch von Hand. Freistunden und Demurrage-Satz pro Stunde kommen aus den Kundenkonditionen, wer zahlt, entscheiden Sie.
Lade- und Entladeorte haben eigene Anweisungen — die Anweisung gehört zum Ort, nicht zum Auftrag. Für Häfen und Getreidesilos erfassen Sie die Tageskontingente, die das Terminal pro Zeitfenster vergibt, und sehen sofort, welche Fenster schon voll sind.
Finden Sie eine TTN-Nummer, ein Kennzeichen, einen Fahrernamen oder eine Auftrags- bzw. Fahrtnummer. Die Suche läuft auf dem Server über den gesamten Bestand — einschließlich des Archivs, das die Arbeitsplätze nicht mehr zeigen.
Jede Feldänderung, jeder Partieschritt und jede Zuweisung landet im Auftragsverlauf. Kommentare halten den Grund einer Entscheidung fest — warum die Rate stieg oder der Frachtführer wechselte; eine Erwähnung macht daraus eine Benachrichtigung. Das Änderungsprotokoll lässt sich exportieren.
Der KI-Assistent und externe Agenten wie Claude können Frachtaufträge und Fahrten auflisten und anlegen, Besatzungen zuweisen, den Fahrtstatus ändern, Gewichte erfassen und eine Dispositionsübersicht lesen. Wichtige Änderungen werden nur vorgeschlagen — Sie bestätigen sie.
Dokumente werden versioniert gespeichert: gleicher Name und Typ ergeben eine neue Version, keine zweite Datei. Jede Fahrt hat ihr eigenes Dokumentenset, und das Dokumentdatum ist das auf dem Papier, nicht das Upload-Datum. Dateien lassen sich direkt aus dem Speicher per E-Mail an Kunden oder Frachtführer senden, ohne erneuten Upload.
Unterlagen werden in Umschlägen gebündelt: ein Kundenumschlag pro Auftrag, ein Frachtführerumschlag pro Partie. Die Buchhaltung markiert, wann die TTN-Originale verschickt wurden und wann beide Sätze zurück sind — eine Partie, deren Geld stimmt, deren Papier aber noch unterwegs ist, bleibt so sichtbar.
Die Kundenrechnung entsteht aus dem Auftrag: Kunde, MwSt.-Satz und -Richtung kommen von dort, Betrag, MwSt. und Gesamtsumme berechnet der Server. Das Abnahmeprotokoll erstellt dieses Fenster nicht — das bereitet Ihre Buchhaltung vor und legt es zum Auftrag. Für Positionen oder eine andere Vorlage öffnet sich der vollständige Rechnungseditor mit einem Klick.
Der Finanzarbeitsplatz der Hauptbuchhaltung hat Warteschlangen für auszustellende, fällige und überfällige Rechnungen (älteste zuerst), Frachtführer-Vorschüsse, Schlusszahlungen und abgeschlossene Zahlungen. Rechnungen lassen sich nach verkaufender juristischer Person filtern. Wer in der Logistik keinen Zugriff auf Geldkennzahlen hat, sieht Warteschlangen und Fristen, aber keine Beträge.
Die Rollen: Auftragsmanager, Frachtführer-Manager, Senior-Logistiker, Disponent, Buchhalter, Hauptbuchhalter und Logistikleitung. Eine Rolle bestimmt zwei Dinge: welche Warteschlangen und Bereiche jemand im Modulmenü sieht und wie stark seine Zeilenliste eingegrenzt ist. „Meine und freie“ heißt: eigene Zeilen plus solche, die noch niemand übernommen hat — so bleibt kein neuer Auftrag für alle unsichtbar.
„Meine Warteschlange“ sammelt überfällige Zeilen aus allen Warteschlangen, nicht nur aus der geöffneten. Geht jemand in den Urlaub oder verlässt das Unternehmen, wird sein Portfolio an eine Vertretung übergeben — bis zu einem Datum oder dauerhaft.
FAQ
Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns — wir melden uns bei Ihnen.
Frage stellenNein. Sie schicken dem Fahrer einen Einladungslink zum Logistik-Bot in Telegram, er teilt seine Telefonnummer, und der Bot gleicht sie mit der Fahrerkarte ab. Routen empfängt und TTN-Fotos sendet der Fahrer direkt im Chat.
Ja. Jeder Frachtführer am Auftrag erhält eine eigene Partie, jeder Lkw eine eigene Fahrt. Der Auftrag bleibt in der Frachtraumsuche, bis seine geplante Tonnage durch Partien gedeckt ist.
Umsatz ohne MwSt. minus das Geld für Frachtführer auf nicht stornierten Fahrten. Der Server berechnet das aus den Fahrten, auf der Karte ist es nicht editierbar.
Ja. Kunden- und Frachtführer-Rechnungen gehören zum Auftrag; Forderungen, Verbindlichkeiten, Zahlungen und Überfälliges sehen Sie pro Auftrag und pro Frachtführer. Die vollständige Rechnungsverwaltung mit Positionen und Gutschriften liegt im Bereich „Rechnungen“.
Das Rechnungsfenster erstellt nur die Rechnung. Das Abnahmeprotokoll bereitet Ihre Buchhaltung vor und legt es zum Auftrag. Register lassen sich mit dem Kopf „Register zum Akt Nr.“ drucken, weitere Dokumente entstehen aus Ihren Vorlagen.
30 Tage vor Ablauf erscheint eine Warnung, ebenso bei einer abgelaufenen Versicherungspolice. Das System sperrt die Partie nicht automatisch — die Leitung entscheidet, und Fahrten nach dem Ablaufdatum sollten geprüft werden.
Das frachtpflichtige Gewicht ist das Gewicht, das der Frachtführer abrechnet: das höhere aus dem tatsächlichen Bruttogewicht und dem Volumengewicht der Sendung. Das Volumengewicht rechnet den Platzbedarf mit einem Umrechnungsfaktor aus dem Tarif des Frachtführers in Kilogramm um. Leichte, sperrige Ware wird daher nach Volumen berechnet, schwere und dichte nach ihrem echten Gewicht.
Vereinbaren Sie im Frachtvertrag eine Schwundnorm, einen Bewertungspreis und ein Aufrechnungsrecht; wiegen Sie die Ladung beim Laden und Entladen; berechnen Sie nur den Fehlbestand über der Norm; senden Sie dem Frachtführer die Reklamation mit Belegen; ziehen Sie dann den vereinbarten Betrag als eigene Minuszeile von der Schlusszahlung ab und zahlen Sie den Rest fristgerecht, statt die ganze Rechnung zurückzuhalten.
Woraus sich die Marge eines Frachtauftrags zusammensetzt, warum Monatssummen verlustreiche Strecken verbergen und wie Sie die Marge pro Auftrag in OrgLines sehen.
Was Lagerplatzverwaltung ist, wie Sie Zonen, Regale und Fächer benennen und wie Sie Bestände nach Platz, Charge und Einheit in OrgLines führen.
Alle Module teilen dieselben Daten und ergänzen sich gegenseitig.
Führen Sie Kassen-, Bank- und POS-Konten, Zahlungen und ein unveränderliches Finanzjournal in OrgLines, planen Sie nach Perioden und Kategorien und konsolidieren Sie mehrere Firmen.
Das ERP von OrgLines umfasst Produkte, Lager, Chargen, Verkaufs- und Bestellaufträge, Reservierungen, Lieferungen, Rechnungen mit eigenen PDF-Layouts, Kasse und die Integration mit Microsoft Business Central.
Das CRM von OrgLines sammelt Leads aus Meta-Lead-Formularen, Webformularen und manueller Erfassung, qualifiziert sie und macht daraus Kontakte, Organisationen und Deals — mit KI-Assistent.
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