Що таке прибуткова накладна (GRN)?
Документи постачальника кажуть, що він відправив. Замовлення постачальнику каже, що ви просили. Прибуткова накладна каже, що справді приїхало, і це єдиний із трьох документів, який складають ваші власні люди.
Що містить прибуткова накладна
- Номер і дату надходження.
- Постачальника й замовлення, до якого належить поставка.
- Посилання на видаткову накладну чи інший документ постачальника.
- Кожну позицію з кодом, замовленою кількістю, отриманою кількістю і, де потрібно, відхиленою кількістю.
- Номери партій або серійні номери для товарів, які так обліковують.
- Примітки про пошкодження, недостачу чи не той товар.
- Хто прийняв товар і куди його розмістили.
Прибуткова накладна, документ постачальника й рахунок
Супровідний документ приходить від постачальника разом із товаром. Прибуткова накладна — ваш власний запис після того, як товар перерахували й перевірили. Рахунок — вимога постачальника про оплату. Багато компаній звіряють усі три із замовленням перед оплатою; таку перевірку часто називають тристоронньою звіркою (three-way match): ви платите за те, що замовили й справді отримали, а не за те, що написано в документі.
Назви відрізняються в різних країнах. В українській практиці постачальник зазвичай виписує видаткову накладну, а покупець оформлює надходження власною прибутковою накладною. Англійською внутрішній документ називають goods received note, німецькою — часто Wareneingangsschein поруч із Lieferschein постачальника. Обовʼязкові реквізити й строки зберігання залежать від місцевих правил, тож уточніть їх у бухгалтера.
Невеликий приклад (умовні цифри)
Магазин замовляє 50 коробок паперу для принтера. У документі постачальника — 50. На приймальні комірник нараховує 48 коробок, і 2 з них мокрі. У прибутковій накладній записано: отримано 48, прийнято 46, 2 відхилено як пошкоджені, з фото й приміткою. Коли приходить рахунок на 50 коробок, бухгалтерія одразу бачить, що платити треба за 46, а за решту постачальник винен кредит-ноту чи заміну.
Чому прибуткова накладна важлива
- Залишок правильний із першого дня: те, що можна продати, починається з того, що справді отримали.
- Суперечки коротші: датований запис із примітками й фото складно оскаржити.
- Оплати безпечніші: ніхто не платить за коробки, які так і не приїхали.
- Партії й серійні номери фіксуються в момент, коли товар заходить на склад, а не відновлюються згодом.
Як працює оприбуткування в OrgLines
В ERP OrgLines товар оприбутковують за замовленням постачальнику, і спершу закупівлю треба підтвердити. Ви вказуєте отриману кількість для кожної позиції, щонайменше для однієї. Оприбуткування — свідомий крок: OrgLines просить підтвердження, бо цю дію не можна скасувати. Для серійних товарів вводять по одному серійному номеру на одиницю або лишають усі поля порожніми, щоб номери згенерувалися автоматично. Кількість партії береться лише з надходжень і переміщень, її ніколи не переписують вручну, а товар, прийнятий без комірки, чекає в нерозміщеному залишку складу, доки його не розкладуть.