Wie Sie die Marge jedes Frachtauftrags berechnen

Die Grundformel

Marge eines Transportauftrags = was der Kunde zahlt (ohne MwSt.) − was die Frachtführer für diesen Auftrag erhalten − direkte Zusatzkosten dieses Auftrags. Direkt sind Kosten, die es ohne den Auftrag nicht gäbe: bezahlte Standzeit des Frachtführers, zusätzliche Stopps, Maut oder Gebühren, die Sie tragen. Büro, Gehälter und Software sind Gemeinkosten; betrachten Sie sie getrennt, sonst sehen alle Aufträge gleich schlecht aus und lassen sich nicht vergleichen.

Geben Sie die Marge in Geld und als Anteil am Umsatz an. Der Betrag zeigt, was der Auftrag verdient hat; der Prozentsatz macht eine kleine Nahverkehrsfahrt mit einem großen internationalen Transport vergleichbar.

Rechenbeispiel (Beispielzahlen)

Ein Kunde bestellt 24 Tonnen zu 50 EUR je Tonne ohne MwSt., der Auftrag bringt also 1.200 EUR. Zwei Frachtführer übernehmen je 12 Tonnen. Frachtführer A berechnet 38 EUR je Tonne (456 EUR), Frachtführer B 41 EUR je Tonne (492 EUR). LKW B wartet fünf Stunden an der Entladestelle. Der Kundenvertrag sieht zwei freie Stunden und ein Standgeld von 20 EUR je Stunde vor, Sie berechnen dem Kunden also 60 EUR; Frachtführer B stellt Ihnen 45 EUR Standzeit in Rechnung. Frachtführer A kam einen Tag zu spät, und Sie haben eine Reklamation über 30 EUR vereinbart.

• Umsatz: 1.200 + 60 = 1.260 EUR.
• Frachtführerkosten: 456 + 492 + 45 − 30 = 963 EUR.
• Marge: 1.260 − 963 = 297 EUR, rund 23,6 % des Umsatzes.

Nun derselbe Auftrag mit typischen Lücken. Ist nur Frachtführer A erfasst, scheint die Marge 744 EUR zu betragen. Wird das Standgeld dem Kunden nicht berechnet, fehlen 60 EUR Umsatz, während Sie 45 EUR trotzdem zahlen. Wird der Kundensatz mit 20 % MwSt. genommen, erscheint der Umsatz 240 EUR höher, als er ist. Pro Auftrag ist jede Lücke klein; über einen Monat entscheiden sie, welche Kunden Sie für profitabel halten.

Wo die Zahlen meist verloren gehen

• Ein Auftrag wird von mehreren Frachtführern oder Fahrzeugen gefahren, erfasst ist nur der erste.
• Kunden- und Frachtführersatz werden einmal mit, einmal ohne MwSt. verglichen.
• Standzeiten werden nicht erfasst, oder freie Stunden und Standgeld wurden nie mit dem Kunden vereinbart.
• Zahlungen kommen in Teilen und sind nicht dem Auftrag zugeordnet.
• Reklamationen gegen Frachtführer bleiben im Postfach und mindern nie den Zahlbetrag.
• Bei Schüttgut wird die Differenz zwischen Lade- und Entladegewicht ignoriert.
• Stornierte Fahrten bleiben in der Rechnung.

Wie OrgLines die Marge je Auftrag zeigt

In OrgLines kann ein Transportauftrag mehrere Frachtführer und Fahrzeuge haben. Die Auftragskarte zeigt die Differenz als Umsatz ohne MwSt. minus Frachtführerkosten der nicht stornierten Fahrten. Kundensatz und Frachtführersatz je Tonne stehen am Auftrag selbst — das Tarifverzeichnis liefert nur Vorlagen —, und die Differenz ist das „Ergebnis“ in der Auftragsliste. Ein- und ausgehende Zahlungen werden dem Auftrag zugeordnet, Rechnungen an den Kunden und von Frachtführern lassen sich nach Auftrag filtern.

• Bei der Frachtführerauswahl warnt OrgLines, wenn dessen Satz über dem Kundensatz liegt — diese Tonnage liefe mit Verlust. Enthält der Kundensatz MwSt., behauptet das System keine Marge und bittet Sie, selbst zu vergleichen.
• Standzeitbedingungen — freie Stunden und Standgeldsatz — liegen auf der Kundenkarte. Die Standzeit beginnt, wenn der Fahrer seine Ankunft meldet, und endet, wenn das Fahrzeug freigegeben ist.
• Eine Reklamation stoppt die Abrechnung mit dem Frachtführer nicht; sie wird zur Minuszeile im fälligen Betrag.
• Lade- und Entladegewicht werden je Fahrt erfasst, der Schwund wird auf der Fahrtkarte und im Register sichtbar. Ohne Entladegewicht und Frachtbriefnummer lässt sich eine Fahrt nicht abschließen.
• Ein Auftrag gilt nur anhand von Fakten als erledigt: Kundenzahlung, Dokumente an den Kunden und abgeschlossene Frachtführerabrechnungen.
• Sie können festhalten, wer den Kunden gebracht, wer den Frachtführer gefunden und wer den Auftrag betreut hat — das macht Bonusberechnungen transparent.

Liegen Rechnungen in verschiedenen Währungen vor, addieren Berichte sie nicht zu einer irreführenden Summe.

Was Sie mit dem Ergebnis tun

Sortieren Sie die Aufträge einmal im Monat nach Marge und gruppieren Sie sie nach Kunde und Relation. Kunden und Relationen, die immer wieder unten landen, sind Kandidaten für eine Preisüberprüfung, bessere Standzeitbedingungen — oder einen höflichen Abschied. Schauen Sie auch nach oben: Dort lohnt es sich, feste Frachtführer zu binden.

Checkliste

• Alle Frachtführer und Fahrzeuge des Auftrags sind erfasst.
• Kunden- und Frachtführersätze werden auf gleicher MwSt.-Basis verglichen.
• Mit jedem Kunden sind freie Stunden und Standgeld vereinbart.
• Zahlungen und Reklamationen sind dem Auftrag zugeordnet.
• Stornierte Fahrten sind als storniert markiert, nicht gelöscht oder vergessen.
• Eine monatliche Auswertung nach Kunde und Relation steht im Kalender.

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