Darf ich eine Reklamation ohne Zustimmung des Frachtführers abziehen?

Das hängt von Ihrem Vertrag und dem anwendbaren Recht ab. Die sicherste Grundlage ist eine klare Aufrechnungsklausel im Frachtvertrag; ohne sie stimmen Sie den Betrag zuerst mit dem Frachtführer ab.

Wird die Schwundnorm von der Fehlmenge abgezogen?

In der Regel ja: Der Frachtführer zahlt nur für die Überschreitung der Norm. Manche Verträge sehen vor, dass nach Überschreiten der Norm die gesamte Fehlmenge reklamiert wird. Folgen Sie Ihrem Vertrag und wenden Sie die Regel einheitlich an.

Mit welchem Preis bewerte ich fehlende Ware?

Mit dem im Vertrag vereinbarten Preis, etwa dem Vertragspreis je Tonne. Im grenzüberschreitenden Straßenverkehr nach CMR ist die Haftung des Frachtführers je Kilogramm begrenzt, sofern kein höherer Wert angegeben wurde.

Was ist mit Abschlägen für Feuchte oder Besatz am Silo?

Behandeln Sie sie getrennt vom physischen Schwund. Sie passen den Warenpreis an und werden nur dann beim Frachtführer geltend gemacht, wenn er sie verursacht hat.

Verzögert eine Reklamation in OrgLines die Zahlung an den Frachtführer?

Nein. Die Reklamation wird zur Minuszeile im Zahlbetrag, der Rest der Abrechnung läuft wie geplant weiter.

Frachtreklamationen bearbeiten und von der Zahlung an den Frachtführer abziehen

Was eine Frachtreklamation ist

Eine Frachtreklamation ist die Forderung an den Frachtführer, Verlust, Fehlmenge oder Beschädigung zu ersetzen, die entstanden sind, während die Ladung in seiner Obhut war. Bei Getreide und anderem Schüttgut ist der häufigste Fall die Fehlmenge: Das Entladegewicht liegt um mehr als den vereinbarten natürlichen Schwund unter dem Ladegewicht. Etwas Schwund ist zu erwarten, denn Getreide trocknet, Staub verweht, und Waagen weichen leicht voneinander ab. Die Schwundnorm ist der Anteil des Ladegewichts, den beide Seiten als normal akzeptieren. Nur was darüber hinausgeht, verantwortet der Frachtführer.

Die Qualität ist eine eigene Frage. Gewährt der Empfänger einen Abschlag für Feuchte oder Besatz, ist das eine Preisanpassung der Ware und kein physischer Schwund, und sie gehört nicht in die Berechnung der Fehlmenge.

Regeln vor der ersten Ladung vereinbaren

Die meisten Streitfälle sind verloren, bevor der Lkw losfährt, weil der Vertrag nichts Brauchbares regelt. Halten Sie im Frachtvertrag oder in der Auftragsbestätigung fest:

Die Schwundnorm je Ladung als Prozentsatz des Ladegewichts.
Wie das Gewicht ermittelt wird: welche Waagen und welcher Beleg das Gewicht an beiden Enden nachweist.
Ob die Reklamation nur die Fehlmenge über der Norm umfasst oder die gesamte Fehlmenge, sobald die Norm überschritten ist.
Den Preis, mit dem fehlende Ware bewertet wird, etwa den Vertragspreis je Tonne.
Die Frist für die Anzeige an den Frachtführer und für seine Antwort.
Ihr Recht, vereinbarte Reklamationen mit Frachtzahlungen zu verrechnen.

Auch der Rechtsrahmen zählt. Für den grenzüberschreitenden Straßengüterverkehr in Europa gilt das CMR-Übereinkommen: Es begrenzt die Haftung des Frachtführers für Verlust auf 8,33 SZR je Kilogramm fehlenden Rohgewichts, sofern kein höherer Wert angegeben wurde, und verlangt Vorbehalte bei der Ablieferung, bei äußerlich nicht erkennbaren Verlusten schriftlich innerhalb von sieben Tagen. Ob Sie ohne Zustimmung des Frachtführers aufrechnen dürfen, hängt von Ihrem Vertrag und dem nationalen Recht ab; lassen Sie die Klausel daher einmal von Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Belege bei der Entladung sichern

Eine Reklamation ist nur so stark wie die Unterlagen dahinter. Bewahren Sie für jeden Lkw den Frachtbrief von der Beladung, den Frachtbrief mit Entladevermerken, die Wiegescheine mit Brutto, Tara und Netto an beiden Enden sowie Fotos von Plomben und Ladung auf, falls etwas auffällt. Die Unterschrift des Fahrers unter dem Entladegewicht verhindert die meisten späteren Diskussionen.

Die Reklamation berechnen

Die Rechnung ist kurz, und gerade die immer gleiche Methode macht sie schwer angreifbar:

Fehlmenge = Ladegewicht − Entladegewicht.
Zulässiger Schwund = Ladegewicht × Schwundnorm.
Überschreitung = Fehlmenge − zulässiger Schwund (ist das Ergebnis null oder negativ, gibt es keine Reklamation).
Reklamation = Überschreitung in Tonnen × vereinbarter Preis je Tonne, zuzüglich der Kosten, die der Vertrag zulässt.

Rechenbeispiel (Beispielzahlen)

Ein Lkw lädt 24,60 t Weizen und entlädt 24,38 t. Die Fehlmenge beträgt 0,22 t, also 220 kg. Die vereinbarte Schwundnorm liegt bei 0,25 %, der zulässige Schwund also bei 24,60 × 0,0025 = 0,0615 t oder 61,5 kg. Die Überschreitung beträgt 220 − 61,5 = 158,5 kg. Beim Vertragspreis von 210 EUR je Tonne ergibt sich eine Reklamation von 0,1585 × 210 = 33,29 EUR.

Der Frachtführer erhält 38 EUR je Tonne auf das Entladegewicht: 24,38 × 38 = 926,44 EUR. Bei der Beladung wurde ein Vorschuss von 500 EUR gezahlt. Die Schlusszahlung beträgt 926,44 − 500 − 33,29 = 393,15 EUR. Der Frachtführer erhält 393,15 EUR zum Fälligkeitstermin, mit einer Abrechnung, in der die Reklamation als eigene Zeile samt Berechnung steht.

Vergleichen Sie das damit, den gesamten Restbetrag von 426,44 EUR zurückzuhalten, bis der Frachtführer zustimmt. Wegen einer Reklamation über 33 EUR belasten Sie die Beziehung zu einem Frachtführer, den Sie vielleicht nächste Woche brauchen, und verletzen womöglich Ihre eigenen Zahlungsbedingungen.

Schritt für Schritt: von der Fehlmenge zum Abzug

Erfassen Sie beide Gewichte und hängen Sie Frachtbriefe und Wiegescheine an die Fahrt.
Vergleichen Sie den Schwund mit der vereinbarten Norm für diese Ladung und diesen Lkw-Typ.
Berechnen Sie den Reklamationsbetrag und notieren Sie die Begründung in einem Satz.
Senden Sie dem Frachtführer die Reklamation mit Belegen und Berechnung und nennen Sie eine Antwortfrist.
Ziehen Sie den vereinbarten Betrag als eigene Minuszeile von der Schlusszahlung ab.
Zahlen Sie den Restbetrag fristgerecht.
Verknüpfen Sie Reklamation, Antwort des Frachtführers und Zahlung mit derselben Fahrt und demselben Auftrag.

Reklamationen verändern auch das Ergebnis des Auftrags: Ein abgezogener Betrag senkt, was Sie dem Frachtführer zahlen, und gehört daher in die Margenberechnung dieses Auftrags.

So funktioniert es in OrgLines

Im Logistikmodul von OrgLines gelten Schwundnormen je Kultur und lassen sich nach Lkw-Typ eingrenzen. Beim Erfassen der Gewichte wird der Schwund aus Lade- und Entladegewicht berechnet und mit der vereinbarten Norm verglichen. Liegt eine Wiegung über der Norm, wird sie trotzdem gespeichert, und Sie werden gebeten, die Begründung auf der Fahrtkarte anzugeben. Die Qualität bei Annahme wird separat erfasst, als Abschlag und nicht als physischer Schwund.

Eine Reklamation an den Frachtführer entsteht im Bericht „Schwund gegen Normen“, in dem die Überschreitung sichtbar ist. Sie stoppt die Abrechnung mit dem Frachtführer nicht, sondern wird mit Begründung zur Minuszeile im Zahlbetrag. Frachtführer werden per Vorschuss und Schlusszahlung bezahlt, sodass der Abzug genau dort landet, wo er hingehört. Eine Fahrt lässt sich erst abschließen, wenn Entladegewicht und Frachtbriefnummer vorliegen, und Dokumente wie Frachtbrief bei Beladung, Frachtbrief mit Entladevermerken, Wiegeschein und Fotos von unterwegs liegen an der Fahrt.

Häufige Fehler

Keine Schwundnorm im Vertrag, sodass jedes Kilogramm verhandelt wird.
Nur eine Wiegung oder Gewichte von einer Waage ohne Wiegeschein.
Qualitätsabschläge und physischer Schwund in einer Zahl vermischt.
Die gesamte Frachtzahlung wegen einer kleinen Reklamation zurückgehalten.
Reklamationen, die im E-Mail-Verkehr bleiben und nie abgezogen werden, sodass das Geld schlicht verloren ist.
Keine Begründung erfasst, sodass einen Monat später niemand weiß, warum ein Betrag einbehalten wurde.
Die Anzeigefrist aus Vertrag oder anwendbarem Recht versäumt.

Checkliste

Schwundnorm, Wiegeregeln, Bewertungspreis und Aufrechnungsrecht stehen im Vertrag.
Für jeden Lkw liegen beide Wiegungen und beide Frachtbriefe vor.
Die Reklamation wird jedes Mal nach derselben Formel berechnet.
Der Frachtführer hat die Reklamation mit Belegen vor dem Abzug erhalten.
Der Abzug steht als eigene Zeile mit Begründung in der Schlusszahlung.
Der Rest wurde zum Fälligkeitstermin gezahlt.

Kostenlos in OrgLines testen