Як рахувати маржу по кожній заявці в експедиції

Базова формула

Маржа заявки = що платить клієнт (без ПДВ) − що заплачено перевізникам за цю заявку − прямі додаткові витрати цієї заявки. Прямі — це ті, яких без заявки не було б: оплачений перевізнику простій, додаткові точки, збори чи платні дороги, які ви покриваєте. Офіс, зарплати й програми — накладні витрати; аналізуйте їх окремо, інакше всі заявки виглядають однаково погано й порівняти їх неможливо.

Виражайте маржу і в грошах, і у відсотках від доходу. Гроші показують, скільки заробила заявка; відсоток дозволяє порівняти маленький місцевий рейс із великим міжнародним.

Приклад розрахунку (умовні цифри)

Клієнт замовляє 24 тонни за ставкою 50 EUR за тонну без ПДВ — заявка приносить 1 200 EUR. Двоє перевізників беруть по 12 тонн. Перевізник A — 38 EUR за тонну (456 EUR), перевізник B — 41 EUR за тонну (492 EUR). Машина B пʼять годин чекає на вивантаженні. За договором із клієнтом дві години безкоштовні, демередж — 20 EUR за годину, тож клієнту ви виставляєте 60 EUR; перевізник B виставляє вам 45 EUR за простій. Перевізник A приїхав на добу пізніше, і ви погодили претензію на 30 EUR.

• Дохід: 1 200 + 60 = 1 260 EUR.
• Витрати на перевізників: 456 + 492 + 45 − 30 = 963 EUR.
• Маржа: 1 260 − 963 = 297 EUR, близько 23,6% доходу.

Тепер та сама заявка з типовими прогалинами. Якщо записано лише перевізника A, маржа виглядає як 744 EUR. Якщо демередж не виставили клієнту, ви втрачаєте 60 EUR доходу, а 45 EUR усе одно платите. Якщо ставку клієнта взяли з ПДВ 20%, дохід здається на 240 EUR більшим, ніж є. На одній заявці кожна прогалина невелика; за місяць вони вирішують, яких клієнтів ви вважаєте вигідними.

Де зазвичай губляться цифри

• Заявку обслуговують кілька перевізників чи машин, а записано лише першого.
• Ставку клієнта й перевізника порівнюють одну з ПДВ, іншу без.
• Простій не фіксують, або безкоштовні години й демередж із клієнтом узагалі не домовлені.
• Оплати надходять частинами й не привʼязані до заявки.
• Претензії до перевізників живуть у пошті й ніколи не зменшують суму до сплати.
• Для навалювальних вантажів ігнорують різницю між вагою завантаження й вивантаження.
• Скасовані рейси лишаються в розрахунку.

Як OrgLines показує маржу заявки

В OrgLines заявка може мати кількох перевізників і машин. Картка заявки показує різницю як дохід без ПДВ мінус гроші перевізників за нескасованими рейсами. Ставка клієнта за тонну і ставка перевізника за тонну зберігаються на самій заявці — довідник тарифів дає лише шаблони, — а різниця між ними — це «Результат», який видно у списку заявок. Вхідні й вихідні оплати розносяться на заявку, а рахунки клієнту й від перевізників можна відфільтрувати за заявкою.

• Під час підбору перевізника OrgLines попереджає, якщо його ставка вища за ставку клієнта — на цьому тоннажі буде збиток. Якщо ставка клієнта з ПДВ, система маржу не стверджує й пропонує порівняти самостійно.
• Умови простою — безкоштовні години й ставка демереджу — зберігаються в картці клієнта. Простій відкривається, коли водій повідомляє «Я на місці», і закривається кнопкою «Звільнився».
• Претензія не зупиняє розрахунок із перевізником — вона стає рядком-мінусом у сумі до сплати.
• Ваги завантаження й вивантаження фіксуються для кожного рейсу, а убуток видно на картці рейсу та в реєстрі. Рейс не можна завершити без ваги вивантаження й номера ТТН.
• Заявка вважається виконаною лише за фактами: оплата клієнта, документи клієнту, закриті розрахунки з перевізниками.
• Можна записати, хто привів клієнта, хто знайшов перевізника і хто вів заявку, — це робить розрахунок бонусів прозорим.

Якщо рахунки в різних валютах, звіти не зводять їх в одну оманливу суму.

Що робити з результатом

Раз на місяць сортуйте заявки за маржею і групуйте за клієнтами та маршрутами. Клієнти й маршрути, що раз у раз опиняються внизу, — кандидати на перегляд ціни, кращі умови простою або ввічливе прощання. Дивіться й на верх списку: це напрямки, де варто закріпити постійних перевізників.

Чекліст

• Усі перевізники й машини заявки записані.
• Ставки клієнта й перевізника порівнюються на однаковій базі ПДВ.
• З кожним клієнтом домовлено безкоштовні години й демередж.
• Оплати й претензії привʼязані до заявки.
• Скасовані рейси позначені як скасовані, а не видалені чи забуті.
• Щомісячний розбір за клієнтами й маршрутами стоїть у календарі.

Спробувати безкоштовно в OrgLines