Резерв і вільний залишок: як перестати продавати те, чого немає
Найдорожча складська помилка — не хибний перерахунок. Це продаж тієї самої палети двічі, бо двоє людей дивилися на той самий фактичний залишок. Розділення резерву й вільного залишку — спосіб цьому запобігти.
Три числа, а не одне
Кожна складська позиція має щонайменше три кількості, і з їх плутанини починається перепродаж:
- Фактичний залишок: що фізично лежить на складі й обліковано в системі.
- Резерв: частина фактичного залишку, відкладена під підтверджені замовлення, які ще не відвантажені.
- Доступний, або вільний, залишок: що ще можна пообіцяти новому клієнту.
Базова формула: доступно = фактичний залишок − резерв − заблоковане. Заблоковане — усе, що зараз не можна продавати: пошкоджений товар, товар на карантині чи в очікуванні перевірки якості, неперевірені повернення. Деякі компанії дивляться також на «доступно до обіцянки», тобто додають підтверджені вхідні закупівлі за очікуваною датою. Це корисно для строків доставки, але це прогноз, а не товар на полиці.
Коли резервувати і коли знімати резерв
Резерв — це обіцянка, тож він має зʼявлятися тоді, коли ви справді берете зобовʼязання перед клієнтом. Резервування на етапі комерційної пропозиції виглядає надійно, але тихо блокує товар під угоди, які можуть і не відбутися. Більшість компаній резервує під час підтвердження чи оплати замовлення і на тому складі, з якого поїде товар, а не в загальному залишку компанії.
Зняття резерву не менш важливе. Резерв має завершуватися одним із двох способів: товар відвантажено і він вибув із фактичного залишку, або замовлення скасовано чи зменшено і кількість повернулася до доступної. Резерви, які просто висять вічно, — найчастіша причина, чому повний склад показує, що продавати нічого.
Приклад розрахунку (умовні цифри)
Дистрибʼютор має 120 одиниць товару на складі А. Три підтверджені замовлення зарезервували 40, 20 і 10 одиниць, разом 70. Пʼять одиниць повернулися пошкодженими й заблоковані. Доступно на складі А: 120 − 70 − 5 = 45.
Новий клієнт просить 60 одиниць. Фактичний залишок 120 підказує «так», а правильна відповідь — одразу можна відвантажити 45. На складі Б доступно 30, тож замовлення можна покрити переміщенням або частковим відвантаженням, а закупівля на 50 одиниць очікується наступного тижня. Продавець може запропонувати 45 зараз і 15 пізніше або 60 після переміщення й назвати дату, яка втримається.
Тепер припустімо, що замовлення на 20 одиниць скасували минулого місяця, а резерв так і не зняли. Система показує лише 45 доступних, хоча насправді їх 65, і компанія відмовляється від продажу, який могла б зробити. Хибні резерви шкодять в обидва боки.
Покроково: правила резервування
- Домовтеся про формулу доступного залишку і про те, які статуси вважаються заблокованими, та запишіть це для продажів і складу.
- Визначте момент резервування, наприклад підтвердження замовлення чи оплату, і не резервуйте під пропозиції.
- Резервуйте по рядку замовлення на тому складі, з якого буде відвантаження.
- Нехай усі канали продажу, зокрема інтернет-магазин і телефонні замовлення, продають з одного доступного залишку.
- Відвантажуйте лише з резерву, щоб відвантаження ніколи не забрало товар, обіцяний комусь іншому.
- Знімайте резерв одразу, коли замовлення скасовано чи зменшено, а при скасуванні відвантаження повертайте позиції в резерв замовлення.
- Щотижня переглядайте резерви, старші за ваш звичайний строк доставки, і або відвантажуйте, або переносьте, або знімайте їх.
- Регулярно проводьте інвентаризацію, бо резерв на товар, якого фізично немає, — це той самий перепродаж.
Як це працює в OrgLines
В ERP OrgLines наявність перевіряється по кожному рядку замовлення, а товар резервується на тому складі, з якого він поїде. Якщо ви просите більше, ніж є, рядок замовлення прямо про це каже, наприклад «замовлено 10, доступно лише 6». Якщо на жодному складі немає вільного залишку для позиції, система скаже про це до того, як хтось пообіцяє дату доставки.
Відвантаження йде за резервом. Не можна відвантажити те, що не зарезервовано, а вікно відвантаження показує, що доступно. Відвантаження створюються із зарезервованого залишку, а скасоване відвантаження повертає позиції в резерв замовлення. Інвойс блокується, якщо для частини позицій не вистачає товару, а переміщення не може перевищувати доступний залишок на складі-джерелі.
Залишки формуються з документів: надходжень, переміщень, відвантажень та інвентаризацій, тож фактичний залишок у розрахунку — не число, яке хтось переписав вручну. Інвентаризація звіряє систему з полицею, а коригування залишків потребує окремого дозволу. Якщо ви продаєте онлайн через конструктор сайтів OrgLines, оплачені онлайн-замовлення надходять як замовлення покупців у ту саму систему.
Типові помилки
- Обіцяти клієнтам фактичний залишок замість доступного.
- Резервувати під пропозиції й забувати знімати резерв.
- Скасовані замовлення, які зберігають свої резерви.
- Один загальний залишок на компанію, через що товар обіцяють зі складу, який не може його відвантажити.
- Зараховувати пошкоджений чи повернений товар до доступного.
- Інтернет-магазин, який бачить інший залишок, ніж решта бізнесу.
- Правити залишки вручну замість надходжень, переміщень та інвентаризацій.
Чекліст
- Усі користуються однією формулою: фактичний залишок − резерв − заблоковане.
- Резерв починається з підтвердження замовлення, а не з пропозиції.
- Кожен резерв привʼязаний до складу й рядка замовлення.
- Усі канали продажу продають з одного доступного залишку.
- Скасування знімають резерв того самого дня.
- Старі резерви переглядають щотижня.
- Регулярна інвентаризація тримає фактичний залишок правдивим.