Kann man Duplikate automatisch zusammenführen?

Exakte Übereinstimmungen über einen zuverlässigen Schlüssel sind wenig riskant, sicherer ist es aber, jede Zusammenführung von einer Person bestätigen zu lassen, denn gemeinsame Telefonnummern und häufige Namen erzeugen Fehltreffer. In OrgLines wählen Sie den Haupteintrag im Dialog selbst.

Welcher Datensatz sollte der Haupteintrag sein?

Der mit der meisten Historie: verknüpfte Aufträge, Notizen und Gespräche. Korrigieren Sie einzelne Felder danach, falls der andere Datensatz neuere Angaben hatte, etwa eine aktuelle Telefonnummer.

Was passiert mit den Aufträgen eines Duplikats?

Bei einer sauberen Zusammenführung gehen sie an den Haupteintrag über, sodass die Auftragshistorie des Kunden vollständig ist. In OrgLines gehören Aufträge zu den Daten, die in den Hauptkontakt übernommen werden.

Lässt sich eine Zusammenführung rückgängig machen?

Betrachten Sie sie als endgültig. In OrgLines werden die übrigen Datensätze nach dem Zusammenführen gelöscht, prüfen Sie daher jedes Paar vor der Bestätigung und sichern Sie vor einer größeren Bereinigung eine Kopie Ihrer Daten.

Wie oft sollten wir nach Duplikaten suchen?

Nach jedem Import und regelmäßig, etwa monatlich. Kleine, regelmäßige Bereinigungen dauern Minuten, eine jährliche dauert Tage.

Doppelte Kontakte im CRM: Woher sie kommen und wie Sie sie zusammenführen

Woher Duplikate kommen

Mehrere Kanäle: Dieselbe Person füllt ein Website-Formular aus, antwortet auf ein Lead-Formular einer Anzeige und ruft später an. Jeder Kanal legt einen eigenen Datensatz an.
Unterschiedliche Formate: +49 170 1234567, 01701234567 und 0170-123 45 67 sind dieselbe Nummer, aber nicht derselbe Text. Dasselbe passiert bei Namen in lateinischer und kyrillischer Schrift oder mit und ohne zweiten Vornamen.
Importe: Eine Tabelle aus einem alten System oder von einer Messe wird über bereits vorhandene Datensätze importiert.
Tippen statt Suchen: Jemand legt eine neue Karte an, weil das Finden der vorhandenen länger zu dauern scheint.
Menschen ändern sich: eine neue E-Mail, ein neuer Arbeitgeber, eine zweite Telefonnummer.

Was Duplikate kosten

Die Historie eines Kunden ist auf mehrere Datensätze verteilt, sodass niemand das ganze Bild sieht: Auf einer Karte stehen die Aufträge, auf der anderen das letzte Gespräch. Der Kunde wird doppelt kontaktiert, manchmal von zwei verschiedenen Personen. Berichte zählen einen Kunden als zwei und einen Stammkunden als zwei Neukunden. Einwilligungen werden unzuverlässig: Hat sich jemand in einem Datensatz abgemeldet, kann der andere noch auf einer Verteilerliste stehen.

Wie Sie Duplikate finden

Suchen Sie Übereinstimmungen in der Reihenfolge ihrer Zuverlässigkeit:

Telefonnummer, in einem einheitlichen Format verglichen, etwa international mit Ländervorwahl. Bei Privatkunden ist das meist der zuverlässigste Schlüssel.
E-Mail-Adresse, in Kleinbuchstaben und ohne Leerzeichen verglichen.
Name plus Firma oder Ort, für Datensätze ohne Telefon oder E-Mail. Das sind nur Kandidaten, die Sie von Hand prüfen müssen.
Firmenname bei Organisationen, auch Varianten mit und ohne Rechtsform wie GmbH, LLC oder ТОВ.

Gemeinsame Nummern sind eine Falle. Eine Telefonzentrale oder ein Familientelefon kann mehreren realen Personen gehören. Eine Übereinstimmung ist ein Signal zur Prüfung, kein automatisches Urteil.

Schritt für Schritt sicher zusammenführen

Exportieren Sie vor einer größeren Bereinigung die Datensätze, damit Sie später nachprüfen können, was vorhanden war.
Prüfen Sie jedes Kandidatenpaar und bestätigen Sie, dass es wirklich dieselbe Person ist.
Wählen Sie den Haupteintrag: meist den mit der meisten Historie, verknüpften Aufträgen oder den vollständigsten Daten.
Vergleichen Sie die Felder und behalten Sie die richtigen Werte: aktuelle Telefonnummer, bestätigte E-Mail, korrekte Schreibweise des Namens.
Übernehmen Sie Notizen, Tags, Adressen, Aufträge und andere verknüpfte Einträge in den Haupteintrag.
Prüfen Sie Einwilligungen und Kommunikationswünsche: Hat sich die Person in einem der Datensätze abgemeldet, muss der zusammengeführte Datensatz das berücksichtigen.
Entfernen Sie die übrigen Datensätze und sagen Sie dem Team, welche Karte jetzt die Hauptkarte ist, falls jemand mit den anderen gearbeitet hat.

Rechenbeispiel (illustrative Zahlen)

Ein Unternehmen importiert 1.200 Kontakte aus einer alten Tabelle in ein CRM, das bereits 3.000 enthält. Nach dem Import findet eine Prüfung über die Telefonnummer 140 Paare mit derselben Nummer. Bei der Durchsicht erweisen sich 118 Paare als dieselben Personen, die doppelt erfasst wurden, während 22 Kollegen mit gemeinsamer Büronummer sind und getrennt bleiben.

Von den 118 echten Duplikaten haben 30 Aufträge in beiden Datensätzen. Nach dem Zusammenführen hat jeder dieser Kunden eine Karte mit der vollständigen Auftragshistorie, und 30 Kunden, die in Berichten wie Erstkäufer aussahen, erweisen sich als Stammkunden. Bei der Durchsicht findet das Team außerdem 9 Personen, die sich in einem Datensatz abgemeldet hatten, über den anderen aber noch auf einer Verteilerliste standen. Ohne Zusammenführung hätten sie weiter Nachrichten erhalten, die sie abbestellt hatten.

Wie Sie neue Duplikate verhindern

Suchen Sie vor dem Anlegen einer Karte: zuerst nach Telefonnummer, dann nach Namen.
Speichern Sie Telefonnummern in einem Format mit Ländervorwahl, damit Übereinstimmungen gefunden werden.
Führen Sie alle Kanäle an einem Ort zusammen, statt jeden Kanal eigene Datensätze anlegen zu lassen.
Prüfen Sie jeden Import auf Duplikate, innerhalb der Datei und gegen vorhandene Datensätze.
Sehen Sie wahrscheinliche Duplikate regelmäßig durch, etwa monatlich statt einmal im Jahr.

So geht das in OrgLines

OrgLines markiert wahrscheinliche Duplikate: Kontakte mit derselben Telefonnummer und Organisationen mit demselben Namen. Im Dialog zum Zusammenführen wählen Sie den Haupteintrag. Tags, Notizen, Adressen, Aufträge sowie der Kunden- oder Lieferantenstatus der anderen Kontakte werden darin zusammengeführt, die übrigen Datensätze werden gelöscht. Beim Zusammenführen von Organisationen gehen deren Kontakte, Deals, Projekte und Aufträge auf dieselbe Weise an die Hauptorganisation über.

Manche Duplikate werden verhindert, bevor sie die Kontaktliste erreichen: Ein Quiz auf Ihrer Website führt Antworten mit derselben Telefonnummer zu einem Lead zusammen, statt mehrere anzulegen. Bestehende Kontakte kommen über den Import-Assistenten herein, in dem Sie eine Datei hochladen, Spalten zuordnen, prüfen und importieren; später gefundene Duplikate lassen sich dann zusammenführen. Da die übrigen Datensätze nach dem Zusammenführen gelöscht werden, prüfen Sie jedes Paar vor der Bestätigung.

Häufige Fehler

Automatisch nur nach Namen zusammenführen, wodurch verschiedene Personen mit häufigen Namen verschmelzen.
Eine gemeinsame Büro- oder Familiennummer als Beweis für ein Duplikat werten.
Den neuesten Datensatz statt des Datensatzes mit Historie als Haupteintrag wählen.
Beim Zusammenführen eine Abmeldung oder Einwilligung verlieren.
Duplikate löschen statt zusammenführen, wodurch Notizen und Aufträge verloren gehen.
Einmal bereinigen und nie wieder, sodass die Duplikate nach wenigen Monaten zurück sind.

Checkliste

Telefonnummern in einem Format mit Ländervorwahl gespeichert.
Kandidaten über Telefon, E-Mail und Namen gefunden.
Jedes Paar vor dem Zusammenführen von einer Person geprüft.
Haupteintrag nach Historie gewählt, nicht nach Datum.
Notizen, Tags, Adressen und Aufträge in den Haupteintrag übernommen.
Einwilligungen und Abmeldungen geprüft.
Regelmäßige Durchsicht der Duplikate eingeplant.

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