Was sind IMAP und SMTP und warum braucht ein CRM sie?
Wenn Sie ein Postfach mit einer Anwendung verbinden, fragt früher oder später ein Formular nach IMAP-Server, SMTP-Server und Port. Hier erfahren Sie, was diese Felder bedeuten und warum sie für ein CRM wichtig sind.
IMAP: Mails lesen, die auf dem Server bleiben
IMAP, das Internet Message Access Protocol, erlaubt einem Mailprogramm, mit Nachrichten auf dem Server Ihres Anbieters zu arbeiten. Die Mails bleiben dort, und jedes verbundene Gerät oder Programm sieht dieselben Ordner, denselben Lesestatus und dieselben Markierungen. Lesen Sie eine Nachricht auf dem Smartphone, ist sie auch im Büro gelesen. Das ältere POP3 lädt Mails dagegen meist auf ein einzelnes Gerät herunter.
SMTP: Mails versenden
SMTP, das Simple Mail Transfer Protocol, ist der Weg, auf dem ausgehende Mails Ihr Programm verlassen und zwischen Mailservern zum Empfänger gelangen. Ihre Anwendung übergibt die Nachricht an den SMTP-Server Ihres Anbieters, der sie unter Ihrer Adresse zustellt. SMTP versendet nur und liest Ihr Postfach nicht.
Die Einstellungen, nach denen gefragt wird
- IMAP-Server und Port, üblich ist 993 mit SSL/TLS-Verschlüsselung.
- SMTP-Server und Port, üblich sind 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS.
- Benutzername, meist die vollständige E-Mail-Adresse, und ein Passwort.
Warum ein CRM beide braucht
Der Großteil der Kundenarbeit findet nach wie vor per E-Mail statt: Anfragen, Angebote, Bestätigungen, Reklamationen. Liegen Mails nur in persönlichen Postfächern, sieht eine Kollegin, die einen Kunden übernimmt, nicht, was zugesagt wurde. Über IMAP liest ein CRM die Korrespondenz und zeigt sie beim Kontakt an. Über SMTP sendet es Antworten von Ihrer echten Adresse, sodass der Kunde eine normale Mail von Ihnen erhält. Beide Protokolle sind Standard, Sie behalten also Anbieter und Adresse.
Ein kleines Beispiel
Eine Vertriebsmitarbeiterin verbindet die gemeinsame Vertriebsadresse und ihr eigenes Postfach. Eine Kundenanfrage kommt im gemeinsamen Postfach an und erscheint im CRM beim Kontakt dieses Kunden. Sie antwortet aus dem CRM, und die Antwort geht über den SMTP-Server des Anbieters unter ihrer eigenen Adresse hinaus. Wer den Kontakt als Nächstes öffnet, sieht den gesamten Verlauf.
So macht es OrgLines
OrgLines verbindet sich mit jedem IMAP/SMTP-Postfach, und Sie können mehrere verbinden. Die Nachrichten bleiben auf Ihrem Mailserver und werden in OrgLines synchronisiert, und die Korrespondenz mit einem Kontakt erscheint auf dessen Karte. Die erste Synchronisierung eines neuen Postfachs dauert meist bis zu einer Minute, und wenn keine neuen Mails mehr ankommen, zeigt OrgLines an, welches Postfach betroffen ist und wann es zuletzt synchronisiert wurde.