Логістика

Заявки, рейси й перевізники в одному місці

Модуль логістики OrgLines веде заявку на перевезення від першого запиту до закритих документів: партії перевізників, окремий рейс на кожну машину, ваги й убуток, документи рейсу, реєстри та рахунки. Усі суми рахує сервер за рейсами — тож у двох диспетчерів не буває двох різних цифр.

Почати безкоштовно Поставити запитання

Для кого

Експедиторам, які працюють із найманими перевізниками
Перевізникам із власними тягачами, причепами й водіями
Зерновій і навалювальній логістиці: тонни, вагова, норми убутку, елеватори й порти
Командам, де одну заявку ведуть кілька людей: продажі, підбір перевізників, диспетчеризація й бухгалтерія

Усе починається із заявки. Менеджер створює її із замовником, вашою юрособою, вантажем, плановою масою, вікном завантаження, місцями завантаження й розвантаження та двома ставками за тонну: скільки платить клієнт і скільки отримує перевізник саме на цій заявці. Із заявки зʼявляються партії перевізників (по одній на кожного залученого перевізника), рейси (по одному на кожну фактично подану машину) і рахунки. Картка заявки показує, скільки тонн уже закрито з плану і скільки лишилось.

Робота розділена за ролями. У кожної заявки є два місця — старший логіст і диспетчер, — і поки обидва не зайняті, заявка далі не йде. Робочі столи ролей показують кожному саме ті рядки, які чекають на нього: підбір транспорту — менеджеру по перевізниках, партії — старшому логісту, сьогоднішні машини — диспетчеру, рахунки й оплати — бухгалтерам. Керівник бачить усе і нічого не змінює.

Як заявка проходить модулем

01
Створіть заявку

Оберіть замовника з організацій і свою юрособу — від неї залежить, чи буде ПДВ у рахунках. Оберіть майданчик із довідника місць — адреса, контакт і години підставляться самі. Вкажіть ставки, планову масу й вікно завантаження.
02
Знайдіть перевізників

Черга «Підбір транспорту» показує заявки, тоннаж яких ще не закрито партіями перевізників. Обираючи перевізника, ви бачите його тип, статус, рейтинг, договір і телефон, а також попередження, якщо його ставка вища за клієнтську. Нова партія стає в чергу старшого логіста.
03
Відправте машини в рейс

Створіть по рейсу на кожну машину. Вибір заявки підтягує культуру, планову масу й залишок, вікно завантаження, норму убутку, пункти й відстань. Вибір машини — техпаспорти, вантажопідйомність і посвідчення водія зі строком дії. Водій отримує маршрут і файли рейсу в Telegram.
04
Внесіть ваги й ТТН

Внесіть вагу завантаження й вивантаження. Убуток рахується з двох важінь і порівнюється з узгодженою нормою. Рейс не завершити без ваги вивантаження та номера ТТН — самого завантаженого скана для цього недостатньо.
05
Закрийте реєстр

Закриття реєстру фіксує склад рейсів і підсумки. Затверджує керівник або старший логіст — і лише тоді за реєстром можна виставити рахунок. Неповні рейси можна не включати — їхній тоннаж лишиться незакритим по заявці.
06
Рахунок, оплата, закриття

Головний бухгалтер виставляє рахунок із затвердженого реєстру й записує оплату на тому самому екрані. Рахунки перевізників проходять аванс і остаточний розрахунок. Статус «виконана» ніхто не ставить вручну — його визначає система, коли клієнт заплатив, отримав документи, партії перевізників закриті, а оригінали ТТН повернулись.

Що можна робити

Картка заявки

Ставки клієнта й перевізника за тонну, перемикач «ставка з ПДВ чи без», перевірене вікно завантаження та список машин під заявку, який заповнюється в міру того, як машини знаходяться. Рядок можна зберегти навіть з одним відомим полем.

Власні статуси й причини скасування

Власні статуси компанії працюють поверх стандартних етапів заявки; можна почати з готового набору. Причини скасування — довідник із кодами: без причини заявку не скасувати, тож «Скасовано» й через місяць щось пояснює.

Перевізники, привʼязані до організацій

ЄДРПОУ, телефон, договір, реквізити й керівник беруться з картки організації перевізника — нічого не дублюється. Перевізника можна створити трьома полями й дописати решту пізніше; розбіжність ЄДРПОУ система підсвічує.

Прозвон перевізників

Вкладка «Прозвон» показує, кому дзвонити сьогодні. Дати першого, останнього й планового дзвінка ведуться самі з журналу. Перевізник без наступного кроку повертається у список, а не зникає.

Договори й поліси зі строками

Внесіть строк дії договору й поліс страхування перевізника, підшийте скан. Попередження зʼявляється за 30 днів до закінчення. Прострочений договір не блокує партію автоматично — це рішення керівника.

Автопарк, причепи й водії

Тягачі, причепи й водії закріплені за своїм перевізником; у картці водія — посвідчення зі строком дії, прострочене видно чипом. Автопарк можна імпортувати з файлу: зіставте колонки, перегляньте нові, оновлені й конфліктні рядки — нічого не запишеться, поки ви не натиснете «Застосувати».

Ваги, норми убутку й претензії

Норми убутку задаються для культур і можуть звужуватись за типом машини; якість при прийманні враховується окремо — як дисконт, а не фізичний убуток. Претензію перевізнику створюють у звіті «Убуток проти норм»: вона не зупиняє розрахунок, а стає рядком-мінусом у сумі до сплати.

Простій і демередж

Простій відкривається, коли водій тисне «Я на місці», і закривається кнопкою «Звільнився»; для машини без бота це роблять вручну. Безкоштовні години й ставка демереджу за годину беруться з умов клієнта, а хто платить — вирішуєте ви.

Місця та слоти терміналів

Місця завантаження й розвантаження мають власні інструкції — інструкція живе на місці, а не на заявці. Для портів і елеваторів ви записуєте квоти, які термінал дає на день по вікнах, і одразу бачите, на який час вікон уже немає.

Пошук по всій базі

Знайдіть номер ТТН, держномер, ПІБ водія, номер заявки чи рейсу. Пошук іде на сервері по всій базі — разом з архівом, який столи вже не показують.

Історія, коментарі та журнал

Кожна зміна поля, крок партії й призначення пишеться в історію заявки. Коментарі зберігають причину рішення — чому підняли ставку чи змінили перевізника; згадка людини перетворює коментар на сповіщення. Журнал змін можна вивантажити.

AI-асистент і MCP

AI-асистент і зовнішні агенти, як-от Claude, можуть переглядати й створювати заявки та рейси, призначати екіпаж, змінювати статус рейсу, вносити ваги й читати диспетчерське зведення. Важливі зміни лише пропонуються — ви їх підтверджуєте.

Документи, конверти й реєстри

Документи зберігаються з версіями: та сама назва й тип — це нова версія, а не другий файл. Кожен рейс має свій комплект документів, а дата документа — та, що стоїть на папері, а не дата завантаження. Файли можна надіслати клієнту чи перевізнику листом прямо зі сховища, без повторного завантаження.

Папери зібрані в конверти: конверт клієнта — один на заявку, конверт перевізника — один на партію. Бухгалтер відмічає, коли оригінали ТТН поїхали і коли повернулись обидва комплекти, — тож партію, де гроші зійшлись, а папір ще в дорозі, видно окремо.

Типи документів: ТТН на завантаженні, ТТН з відмітками на вигрузці, квитанція з вагової (брутто / тара / нетто) і фото з дороги.
Документи формуються за шаблонами з автоматичною нумерацією; перевірка готовності заздалегідь показує, яких даних бракує і що надрукується з прочерками.
У документі перевізника підставляється ціна, погоджена саме з ним. Шаблони показують кожне поле з прикладом і джерелом — правити їх можна самостійно.
Огляд реєстрів показує реєстри всіх заявок — стан, підписи й розбіжності з даними партій.

Гроші по кожній заявці

Рахунок клієнту створюється із заявки: замовник, ставка й напрям ПДВ беруться з неї, а суму, ПДВ і «Всього» рахує сервер. Акт це вікно не створює — його готує ваш бухгалтер і підшиває до заявки. Потрібні позиції чи інший шаблон — повний редактор рахунків на відстані одного кліку.

Фінансовий стіл головного бухгалтера має черги: рахунки на виставлення, до сплати, прострочені (найдавніші зверху), аванси перевізникам, остаточні розрахунки й закриті оплати. Рахунки звужуються за юрособою-продавцем. Хто в логістиці не має доступу до грошових показників, бачить черги й строки, але не суми.

Картка клієнта зберігає умови, на яких ви возите: відстрочку, ліміт, безкоштовні години простою й ставку демереджу. Порожнє поле означає «не домовлено», а нуль — це теж умова.
Рахунки перевізника зараховуються йому через організацію в CRM — звʼязок проставляється один раз, при внесенні першого рахунку від нього.
Договір із вашою юрособою визначає, чи друкуються рахунок і акт за ним з ПДВ чи без.

Ролі, черги й передача справ

Ролі: менеджер по заявках, менеджер по перевізниках, старший логіст, диспетчер, бухгалтер, головний бухгалтер і керівник. Роль визначає дві речі: які черги й розділи людина бачить у меню модуля і наскільки звужений її список рядків. «Мої та вільні» — це свої рядки плюс ті, за якими ще нікого не закріплено, тож нова заявка не залишається невидимою для всіх.

«Моя черга» збирає прострочені рядки з усіх черг, а не лише з відкритої. Коли людина йде у відпустку чи звільняється, її портфель передають заступнику — до дати або назавжди.

Під час передачі черги, кнопки й сповіщення переходять до заступника, а в картці заявки видно, хто веде її і за кого.
Історія не переписується: усе зроблене лишається за автором, а запис про те, хто заробив на заявці, не змінюється.
Учасники заявки фіксують, хто її заробив, — за цим нараховують зарплату; на доступи це не впливає.
Співробітники підключають власний Telegram і отримують сповіщення про свої заявки: дайджест, особисте вікно тиші та ескалацію керівнику, яку вимкнути не можна.

Питання

Питання: Логістика

Не знайшли відповіді? Напишіть нам — ми зв'яжемося з вами.

Поставити запитання

Чи потрібен водію акаунт в OrgLines?

Ні. Ви надсилаєте водієві посилання-запрошення в телеграм-бот логістики, він ділиться номером телефону, і бот звіряє його з карткою водія. Маршрути водій отримує, а фото ТТН надсилає просто в чаті.

Чи може одна заявка мати кількох перевізників?

Так. Кожен перевізник на заявці — окрема партія, кожна машина — окремий рейс. Заявка лишається в черзі підбору транспорту, поки її плановий тоннаж не закрито партіями.

Як рахується результат заявки?

Дохід без ПДВ мінус гроші перевізників за нескасованими рейсами. Рахує сервер за рейсами заявки, на картці це значення не редагується.

Чи повʼязана логістика з рахунками й оплатами?

Так. Рахунки замовникам і перевізників належать заявці; дебіторка, кредиторка, оплати й прострочка видно по заявці та по перевізнику. Повний облік рахунків із позиціями й кредит-нотами — у розділі «Рахунки».

Чи формує модуль акт виконаних робіт?

Вікно рахунку формує лише рахунок. Акт готує ваш бухгалтер і підшиває до заявки. Реєстр можна надрукувати із заголовком «Реєстр до Акту №…», а інші документи формуються з ваших шаблонів.

Що буде, коли спливає договір перевізника?

Попередження зʼявляється за 30 днів до закінчення; так само — для простроченого полісу. Партію система автоматично не блокує: рішення за керівником, а рейси на дати після закінчення варто перевірити.

Статті на цю тему

Що таке оплачувана (обʼємна) вага вантажу?

Оплачувана вага — це вага, за яку перевізник виставляє рахунок: більша з фактичної ваги брутто й обʼємної ваги відправлення. Обʼємна вага переводить місце, яке займає вантаж, у кілограми за коефіцієнтом із тарифу перевізника, тож легкі, але громіздкі вантажі оплачуються за обʼємом, а важкі й щільні — за реальною вагою.

Як оформлювати претензії до перевізника й утримувати їх з оплати

Узгодьте в договорі з перевізником норму убутку, ціну для оцінки недостачі й право на утримання; зважуйте вантаж на завантаженні та вивантаженні; рахуйте лише недостачу понад норму; надішліть перевізнику претензію з доказами; а потім утримайте узгоджену суму окремим рядком-мінусом в остаточній оплаті й сплатіть решту вчасно, а не блокуйте весь рахунок.

Як рахувати маржу по кожній заявці в експедиції

З чого складається маржа заявки на перевезення, чому місячні підсумки ховають збиткові напрямки і як бачити маржу по кожній заявці в OrgLines.

Адресне зберігання на складі: як організувати комірки, щоб усе знаходилося

Що таке адресне зберігання, як називати зони, стелажі й комірки і як вести залишки за місцем, партією та одиницею в OrgLines.

Працює разом із

Усі модулі працюють на спільних даних і доповнюють один одного.

Зберіть свій бізнес в одному місці

Створіть безкоштовний простір за хвилину й запросіть AI-асистента у свою команду.

Почати безкоштовно