Логістика та експедиція

Одна система — від запиту клієнта до оплаченого рейсу

В експедиторській компанії день — це ланцюжок дзвінків, машин, ТТН і оплат, які зазвичай живуть у різних місцях. OrgLines тримає їх на одній заявці: команда бачить, чий зараз хід, власник бачить маржу, і ніщо не тримається на памʼяті однієї людини.

Почати безкоштовно Поставити запитання

Для кого

Експедиторам, які працюють із найманими перевізниками
Перевізникам із власними машинами й водіями
Зерновій і навалювальній логістиці: вагова, норми убутку, порти й елеватори
Власникам, які хочуть бачити маржу й борги, не питаючи кожного менеджера

Типова картина: запити приходять телефоном, поштою й з реклами, база перевізників живе в таблиці, яку веде один менеджер. Водії шлють фото ТТН у месенджер, бухгалтер дізнається про закритий рейс через тиждень, а скільки компанія заробила на конкретній заявці, швидко не скаже ніхто. Коли людина, яка вела заявку, йде у відпустку, заявка чекає на неї.

OrgLines зʼєднує те, що в експедитора вже є. Запити йдуть через Лід-центр і CRM, заявки, перевізники, машини й рейси — через модуль логістики, рахунки та оплати — через фінансовий стіл. Водії працюють через телеграм-бот. У кожної людини є черга, яка показує, що чекає саме на неї, а у власника — звіти про оборот, маржу, своєчасність подачі й борги.

Не обовʼязково вмикати все одразу. Багато команд починають із заявок, перевізників і рейсів, у перший тиждень підключають бот для водіїв, а рахунки переносять в OrgLines пізніше. Регламентований облік може лишатися там, де він є.

Від запиту клієнта до оплаченого рейсу

01
Приходить запит

Ліди з Meta-форм, сайту й пошти потрапляють у Лід-центр. Кваліфікований запит стає клієнтом у CRM і заявкою на перевезення зі ставками, тоннажем і вікном завантаження.
02
Менеджер по перевізниках закриває тоннаж

День починається з прозвону. Заявки з незакритим тоннажем чекають у черзі підбору транспорту, а система попереджає, перш ніж ви візьмете перевізника дорожче за ставку клієнта.
03
Диспетчер веде машини

Один екран — сьогоднішні машини з вагами, ТТН і реєстрами. Водії отримують маршрут у Telegram і надсилають фото у відповідь — вони лягають на потрібний рейс.
04
Старший логіст затверджує

Закриті реєстри чекають на затвердження старшого логіста або керівника. Убуток понад норму стає претензією, яка зменшує оплату перевізнику.
05
Бухгалтерія закриває гроші

Головний бухгалтер виставляє рахунки із затверджених реєстрів, записує оплати, проводить аванси й остаточні розрахунки з перевізниками та стежить за поверненням оригіналів ТТН.

Що можна робити

Запити з усіх каналів

Ліди з Meta-форм, сайту й пошти збираються в одному Лід-центрі, а нові ліди можуть приходити в Telegram — запит не чекає, поки хтось перевірить пошту.

Завжди видно, чий хід

На кожній заявці призначено старшого логіста й диспетчера, у кожної ролі — своя черга. Заявка не може тихо застрягнути між двома людьми.

База перевізників належить компанії

Перевізники, їхні договори, машини й водії — у системі, разом з історією дзвінків і наступним плановим дзвінком. Коли менеджер іде, база лишається.

Без випадкових збиткових рейсів

Якщо ставка перевізника вища за клієнтську, система каже про це ще до створення партії. Якщо ставка клієнта з ПДВ, вона чесно просить порівняти самостійно, а не вигадує маржу.

Водії в Telegram

Водії підключаються за посиланням-запрошенням, отримують маршрут і файли рейсу в чаті, надсилають фото ТТН і запускають відлік простою однією кнопкою — без жодного акаунта.

Суперечки щодо убутку — за цифрами

Убуток рахується з ваги завантаження й вивантаження і порівнюється з узгодженою нормою для культури. Претензія йде в розрахунок із перевізником рядком-мінусом із причиною.

Папери, які не губляться

Конверти клієнта й перевізника, документи з версіями та відстеження оригіналів ТТН, поки не повернуться обидва комплекти. Заявка вважається виконаною лише тоді, коли й папір на місці.

Чесні бонуси

Учасники заявки фіксують, хто привів клієнта, хто знайшов перевізника і хто вів заявку. Звіт за учасниками показує результат кожного за період.

AI-асистент для офісу

Запитайте, які заявки застрягли, по яких рейсах бракує документів чи хто з клієнтів не заплатив. Асистент читає диспетчерське зведення й готує зміни, які ви підтверджуєте.

Проблеми, з якими приходять експедитори, і що змінюється

Більшість болю в експедиції — не брак програми, а інформація, розкидана між людьми й чатами. Ось ситуації, які OrgLines прибирає:

«Хто веде цю заявку?» — на картці видно призначені ролі, а після передачі — хто веде і за кого.
Посвідчення водія прострочене перед рейсом — строк видно на картці водія й ще раз під час створення рейсу, бо в ТТН піде саме воно.
Договір тихо сплив — договори й поліси попереджають за 30 днів.
Фото ТТН десь у чаті — фото з бота потрапляють у вхідні логістики й привʼязуються до активного рейсу водія.
Невідомо, які оригінали ще не повернулись — черга бухгалтера показує партії, де оригінали поїхали й повернулись не всі.
У двох людей дві різні суми — суми заявки рахує сервер за рейсами, їх не переписують вручну.

Гроші: від ставки до маржі

На кожній заявці дві ціни за тонну — для клієнта й для перевізника, а їхня різниця видна у списку заявок як «Результат». Клієнту виставляють рахунок за фактично зважені тонни, після затвердження реєстру. Перевізникам платять авансом і остаточним розрахунком, а претензії зменшують суму до сплати.

Власнику фінансовий стіл показує, що до сплати, що прострочено (найстаріші борги зверху) і скільки компанія винна перевізникам. Якщо ви працюєте через кілька юросіб, рахунки розділяються за юрособою-продавцем, а її статус платника ПДВ визначає, як друкуються рахунок і акт. Картка клієнта тримає відстрочку й ліміт поруч із поточним боргом.

Команда: ролі без хаосу

Менеджер по заявках, менеджер по перевізниках, старший логіст, диспетчер, бухгалтер, головний бухгалтер і керівник бачать кожен свій стіл і свою чергу. Керівник бачить усе в режимі читання. Ролі визначають і те, хто бачить гроші: диспетчер може працювати з чергами, не бачачи сум.

Відпустки й звільнення тут — звичайні події: портфель передається заступнику до дати або назавжди, а історія лишається за тими, хто виконав роботу. Співробітники отримують власні сповіщення в Telegram — з тихими годинами й ескалацією керівнику по простроченому.

Питання

Питання: Логістика та експедиція

Не знайшли відповіді? Напишіть нам — ми зв'яжемося з вами.

Поставити запитання

Чи можна лишити нашу бухгалтерську програму?

Так. OrgLines покриває операції та управлінські фінанси; регламентований облік може лишатися, де є, або підключіть Business Central. Акт виконаних робіт готує ваш бухгалтер і підшиває до заявки.

Чи потрібен водіям повний доступ?

Ні. Водії користуються телеграм-ботом логістики: підключаються за запрошенням, отримують маршрути й надсилають фото ТТН. Офісні працівники отримують доступ за ролями.

Ми працюємо через кілька юросіб. Це проблема?

Ні. Юрособу обирають на кожній заявці й договорі — від неї залежить, чи буде ПДВ у рахунках. Фінансовий стіл можна звузити до однієї юрособи-продавця.

Як швидко можна почати?

Перевізника можна створити трьома полями й доповнити пізніше, автопарк — імпортувати з файлу з попереднім переглядом до запису. Статуси заявок можна почати з готового набору.

Чи може власник бачити все, нічого не зламавши?

Так. Роль керівника в логістиці — лише читання: якщо це єдина роль людини, сервер відмовляє їй у будь-якому записі.

Що буде із заявками, коли менеджер піде?

Ви передаєте портфель іншій людині без дати повернення: черги, кнопки й сповіщення переходять до неї, а історія й запис про те, хто заробив на кожній заявці, не змінюються.

У нас власні машини, найманих перевізників немає. Підійде?

Так. Тягачі, причепи й водії ведуться в довіднику автопарку, а рейси, ваги, документи, простій і рахунки клієнтам працюють так само — просто черг з боку перевізників у вас буде менше.

Статті на цю тему

Як оформлювати претензії до перевізника й утримувати їх з оплати

Узгодьте в договорі з перевізником норму убутку, ціну для оцінки недостачі й право на утримання; зважуйте вантаж на завантаженні та вивантаженні; рахуйте лише недостачу понад норму; надішліть перевізнику претензію з доказами; а потім утримайте узгоджену суму окремим рядком-мінусом в остаточній оплаті й сплатіть решту вчасно, а не блокуйте весь рахунок.

Як рахувати маржу по кожній заявці в експедиції

З чого складається маржа заявки на перевезення, чому місячні підсумки ховають збиткові напрямки і як бачити маржу по кожній заявці в OrgLines.

Працює разом із

Усі модулі працюють на спільних даних і доповнюють один одного.

Зберіть свій бізнес в одному місці

Створіть безкоштовний простір за хвилину й запросіть AI-асистента у свою команду.

Почати безкоштовно