Що таке IMAP і SMTP і навіщо вони CRM?
Коли ви підключаєте скриньку до будь-якого застосунку, рано чи пізно форма просить IMAP-сервер, SMTP-сервер і порт. Пояснюємо, що означають ці поля і чому вони важливі для CRM.
IMAP: читання пошти, яка лишається на сервері
IMAP, Internet Message Access Protocol, дозволяє поштовій програмі працювати з листами, що зберігаються на сервері провайдера. Пошта лишається там, і кожен пристрій чи застосунок, який підключається, бачить ті самі папки, статус прочитання й позначки. Прочитали лист у телефоні — і в офісі він теж прочитаний. Старіший протокол POP3 натомість зазвичай завантажує пошту на один пристрій.
SMTP: надсилання пошти
SMTP, Simple Mail Transfer Protocol, — це спосіб, яким вихідний лист залишає вашу програму й проходить між поштовими серверами до одержувача. Застосунок передає лист SMTP-серверу провайдера, а той доставляє його від вашої адреси. SMTP лише надсилає й не читає вашу скриньку.
Які налаштування у вас спитають
- IMAP-сервер і порт, найчастіше 993 із шифруванням SSL/TLS.
- SMTP-сервер і порт, найчастіше 587 зі STARTTLS або 465 із SSL/TLS.
- Імʼя користувача, зазвичай повна адреса пошти, і пароль.
Навіщо CRM обидва протоколи
Більшість роботи з клієнтами досі відбувається в пошті: запити, пропозиції, підтвердження, скарги. Якщо листи живуть лише в особистих скриньках, колега, який приймає клієнта, не бачить, що йому пообіцяли. Через IMAP CRM читає листування й показує його разом із контактом. Через SMTP вона надсилає відповіді з вашої справжньої адреси, тож клієнт отримує звичайний лист від вас. Обидва протоколи стандартні, тож провайдер і адреса лишаються вашими.
Невеликий приклад
Менеджерка з продажів підключає спільну адресу відділу продажів і свою скриньку. Запит клієнта надходить у спільну скриньку й зʼявляється в CRM поруч із контактом цього клієнта. Вона відповідає з CRM, і відповідь іде через SMTP-сервер провайдера з її власної адреси. Наступний колега, який відкриє контакт, побачить усе листування.
Як це працює в OrgLines
OrgLines підключається до будь-якої скриньки IMAP/SMTP, і скриньок можна підключити кілька. Листи лишаються на вашому поштовому сервері й синхронізуються з OrgLines, а листування з контактом видно в його картці. Перша синхронізація нової скриньки зазвичай триває до хвилини, а якщо нові листи перестають надходити, OrgLines показує, яку скриньку це стосується і коли вона востаннє синхронізувалася.