Was ist eine Kostenstelle?
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, was Miete, Löhne und Kraftstoff im letzten Monat gekostet haben. Sie zeigt nicht, ob der Anstieg aus dem Lager oder aus dem Vertrieb kam. Genau diese Frage beantworten Kostenstellen.
Was eine Kostenstelle ist
Eine Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit, auf der Kosten gesammelt werden: eine Abteilung, ein Standort, ein Team oder eine Funktion. Jede Kostenstelle hat eine verantwortliche Person, und jede Ausgabe wird genau einer Kostenstelle zugeordnet oder nach einem vereinbarten Schlüssel auf mehrere verteilt. Die Idee stammt aus der Kosten- und Leistungsrechnung, es geht also um die Steuerung des Unternehmens, nicht um die Steuererklärung.
Kostenstelle, Kostenart, Kostenträger und Profitcenter
- Die Kostenart sagt, wofür das Geld ausgegeben wurde: Miete, Löhne, Kraftstoff, Software.
- Die Kostenstelle sagt, wo es ausgegeben wurde: Lager, Vertrieb, Filiale 2.
- Der Kostenträger ist das, wofür die Kosten letztlich anfallen: ein Produkt, ein Auftrag oder ein Projekt.
- Ein Profitcenter ist eine Einheit mit Umsatz und Kosten, etwa eine Filiale oder ein Geschäftsbereich, deren Ergebnis sich als Gewinn messen lässt.
Jede Ausgabe hat damit zwei Koordinaten. Die Tankrechnung des Lieferwagens ist die Kostenart Kraftstoff auf der Kostenstelle Logistik.
Ein kleines Beispiel (zur Veranschaulichung)
Ein Handelsunternehmen mit 15 Personen legt drei Kostenstellen an: Lager, Vertrieb und Verwaltung. Löhne werden direkt der Kostenstelle zugeordnet, in der die Person arbeitet. Die Miete von 6.000 EUR im Monat wird nach Fläche verteilt: Das Lager belegt 70 % der Fläche und trägt 4.200 EUR, der Vertrieb 1.200 EUR, die Verwaltung 600 EUR. Steigen die Lagerkosten in einem Quartal um 20 %, weiß die Geschäftsführung, wen sie fragen muss, und kann den Anstieg mit der versendeten Menge vergleichen.
So richten Sie Kostenstellen ein
- Klein anfangen: Den meisten kleinen Unternehmen genügen drei bis acht Kostenstellen.
- Der Verantwortung folgen: Jede Kostenstelle braucht eine verantwortliche Person, die ihre Kosten beeinflussen kann.
- Den Schlüssel für gemeinsame Kosten festhalten, etwa Fläche für die Miete oder Köpfe für Software, und ihn stabil halten.
Ob und wie Kostenstellen in der gesetzlichen Buchführung abgebildet werden, hängt von Land und Buchhaltungssystem ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Kostenstellen in OrgLines
OrgLines Finanzen ist Management-Finanzwesen, keine gesetzliche Buchhaltung. Sie führen Ihre eigenen Einnahmen- und Ausgabenkategorien und können Dimensionen wie Geschäftsbereich, Abteilung oder Projekt hinzufügen, um Beträge danach aufzuteilen, statt nur eine Gesamtsumme zu sehen. Eine Dimension lebt getrennt vom ERP, weil ein geplanter Geschäftsbereich noch kein operatives Gegenstück haben kann; gibt es eines, hinterlegen Sie den Verweis auf den ERP-Datensatz.