Як скласти бюджет на наступний рік для невеликої компанії

Навіщо потрібен бюджет

Бюджет — це план компанії на рік, записаний до того, як рік почався. Він відповідає на три питання: скільки ми очікуємо заробити, скільки готові витратити і що має лишитися. Справжня цінність зʼявляється пізніше, коли надходять фактичні цифри: видно, де реальність відходить від плану, і можна вирішити, що з цим робити.

Бюджет — не прогноз. Затверджений бюджет не змінюється; прогноз оновлюють протягом року, і він показує, куди ви рухаєтеся зараз. Потрібні обидва, але спершу будують бюджет.

Що зібрати перед початком

• Фактичні доходи й витрати минулого року по місяцях і категоріях — з бухгалтерського чи управлінського обліку.
• Договори, що діють і наступного року: оренда, лізинг, підписки, сервісні угоди, кредити.
• Поточний фонд оплати праці та заплановані наймання, підвищення чи звільнення.
• Плани продажів: продукти, ключові клієнти, зміни цін, сезонність.
• Відомі разові статті: обладнання, сайт, виставка, переїзд.

Як скласти бюджет, крок за кроком

1. Розкладіть факт минулого року по місяцях у 15–20 категоріях. Більше рядків ускладнюють підтримку бюджету, але не роблять його точнішим.
2. Позначте кожну витрату як постійну, змінну чи змішану. Постійні не залежать від продажів; змінні зростають разом із ними.
3. Плануйте виручку знизу вгору: за напрямами чи групами клієнтів, помісячно, з урахуванням торішньої сезонності й змін, яких ви справді очікуєте, — нових клієнтів чи підвищення цін.
4. Задайте змінні витрати як відсоток від запланованої виручки на основі торішніх співвідношень і скоригуйте на відомі зміни закупівельних цін.
5. Розпишіть постійні витрати по рядках: зарплати разом із запланованими найманнями з місяця виходу, оренду, підписки, страхування й інші договори з відомими підвищеннями.
6. Додайте разові статті в місяць, коли їх очікуєте, а також погашення кредитів і податкові платежі, якщо бюджетуєте не лише прибуток, а й гроші.
7. Порахуйте результат по місяцях і за рік і складіть песимістичний варіант, наприклад із виручкою на рівні минулого року, щоб побачити, що ви скоротите першим.
8. Погодьте бюджет із відповідальними за кожен напрям, затвердьте одну версію й більше її не редагуйте; зміни оформлюйте новою версією.
9. Заплануйте щомісячне порівняння факту з бюджетом із першого ж місяця.

Розрахунковий приклад (умовні цифри)

Невелика сервісна компанія із сімома людьми мала минулого року 540 000 євро виручки. На наступний рік вона планує зростання на 10 відсотків, до 594 000. Змінні витрати, переважно субпідрядники й матеріали, становили 35 відсотків виручки, тож бюджет закладає 207 900.

Постійні витрати: поточні зарплати 240 000, плюс один новий працівник із квітня по 3500 на місяць протягом девʼяти місяців, тобто 31 500; оренда 36 000; програми й підписки 9600; інші постійні витрати 24 000. Разом постійних витрат 341 100. Разово: нове обладнання на 15 000 у березні.

Результат: 594 000 мінус 207 900, мінус 341 100, мінус 15 000 — лишається 30 000. У песимістичному варіанті виручка лишається на рівні 540 000, змінні витрати падають до 189 000, а результат стає збитком 5100. Власник вирішує заздалегідь: якщо виручка першого кварталу йде за песимістичним варіантом, наймання переноситься з квітня на липень. Це економить 10 500 і повертає песимістичний результат до 5400. Рішення записане в примітках до бюджету, тож у квітні сперечатися про нього не доведеться.

Зверху вниз чи знизу вгору

Зверху вниз — це коли власник ставить ціль, наприклад зростання на 10 відсотків, і цифри підганяють під неї. Знизу вгору — коли кожен напрям оцінює, скільки реально може продати чи мусить витратити, а підсумки складаються самі. Невеликим компаніям зазвичай найкраще підходить поєднання: будуйте знизу вгору, порівняйте з ціллю й відкрито обговоріть різницю, замість того щоб роздувати рядок продажів, поки він не зійдеться.

Як це зробити в OrgLines

Фінанси OrgLines — це управлінські фінанси: гроші, платежі, плани й прогнози, привʼязані до операцій, а бухгалтерський облік може лишатися у вашого бухгалтера. Для бюджету спершу створюють фінансовий рік: одна дія створює 12 місяців, 4 квартали й рік. Ви обираєте валюту звітності, перелічуєте категорії доходів і витрат і позначаєте кожну витрату як постійну, змінну чи змішану. Аналітичні розрізи, як-от напрям бізнесу, відділ чи проєкт, додатково ділять суми.

Бюджет складається чернеткою з рядками за категоріями, а потім затверджується. Затверджена версія заморожується й стає планом, з яким ви порівнюєте факт; зміна створює нову версію, тож на питання «ми ж планували інакше» завжди є відповідь. Регулярні зобовʼязання, як-от оренда й підписки, описані один раз, зʼявляються в прогнозі, а сценарій «що як» дає перевірити песимістичний варіант як накладку, не зачіпаючи затверджений бюджет чи справжні рахунки.

Типові помилки

• Взяти торішній підсумок і додати 10 відсотків до кожного рядка.
• Розподілити виручку рівно на дванадцять місяців у сезонному бізнесі.
• Забути про заплановані наймання, щорічні підвищення цін у договорах чи разові платежі.
• Забагато рядків, тож до березня бюджет покинуто.
• Редагувати затверджений бюджет протягом року, після чого немає з чим порівнювати.
• Змішувати суми з ПДВ і без. Якщо компанія — платник ПДВ, бюджетуйте виручку й витрати без ПДВ, а подробиці уточніть у бухгалтера.

Чекліст

• Факт минулого року по місяцях і категоріях.
• 15–20 категорій, кожна позначена як постійна, змінна чи змішана.
• Виручка спланована по місяцях із сезонністю.
• Постійні витрати розписані по рядках, разом із запланованими найманнями.
• Разові статті поставлені у свої місяці.
• Песимістичний варіант і заздалегідь погоджені рішення.
• Одна затверджена версія й дата щомісячного розбору.

Спробувати безкоштовно в OrgLines