Ab wie vielen Mitarbeitenden funktionieren Tabellen nicht mehr?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, wie viele Personen dieselben Daten bearbeiten und wie viele Dateien voneinander abhängen. Drei Personen mit einer gemeinsamen Auftrags- und Bestandsdatei stoßen unter Umständen früher an die Grenze als zehn, die jeweils ihre eigene Liste führen.

Ist ein ERP für ein kleines Unternehmen zu groß?

Eine klassische ERP-Einführung kann es sein. Ein modulares System, in dem Sie nur Aufträge und Lager oder nur Leads und Kunden einschalten, ist ein kleinerer Schritt und kann mit Ihnen wachsen.

Können wir Berichte weiterhin in Excel erstellen?

Ja. Daten für eine einmalige Analyse zu exportieren, ist eine gute Verwendung einer Tabelle. Das Problem ist, sie als den Ort zu nutzen, an dem Daten entstehen und geändert werden.

Wie lange dauert der Umstieg?

Für einen Ablauf mit sauberen Daten einige Tage bis wenige Wochen. Die meiste Zeit geht in die Datenbereinigung und in die Abstimmung, wie das Team arbeiten wird, nicht in die Software.

Was machen wir mit jahrelang gesammelten Tabellen?

Importieren Sie, was Sie für die tägliche Arbeit brauchen, etwa offene Aufträge, aktuelle Bestände und aktive Kunden. Archivieren Sie den Rest schreibgeschützt; alte Historie brauchen Sie im neuen System am ersten Tag selten.

Anzeichen, dass Ihr Unternehmen den Tabellen entwachsen ist

Nicht die Tabelle ist das Problem

Eine Tabellenkalkulation eignet sich hervorragend für Analysen, eine einmalige Berechnung oder eine Liste, die eine Person pflegt. Zum Problem wird sie, wenn sie zum Betriebssystem des Unternehmens wird: Mehrere Personen bearbeiten sie gleichzeitig, andere Dateien hängen von ihr ab, und Entscheidungen fallen auf Grundlage von Zahlen, deren Herkunft niemand nachvollziehen kann. Die folgenden Anzeichen beschreiben genau diesen Moment.

Zehn Anzeichen, dass Sie den Tabellen entwachsen sind

Mehrere Versionen der Wahrheit: Dateien namens final, final2 und final-neu, und Besprechungen beginnen mit der Frage, wessen Zahlen stimmen.
Dieselben Daten werden doppelt erfasst: Ein Auftrag kommt in die Auftragsliste, dann in die Rechnung, dann in die Bestandsdatei.
Bestand auf dem Papier und im Regal stimmen nicht überein, und Sie merken es, wenn ein Kunde schon wartet.
Anfragen gehen verloren: Leads aus Anzeigen, Website und E-Mail liegen an verschiedenen Orten, und manche werden nie zurückgerufen.
Niemand kann sagen, wer eine Zahl wann geändert hat und was vorher dort stand.
Alle sehen alles, auch Margen und Gehälter, weil eine Datei verschiedenen Personen keine unterschiedlichen Spalten zeigen kann.
Alles hängt an einer Person: Ist sie im Urlaub, gibt es keine Berichte.
Der Monatsabschluss dauert Tage, weil Zahlen aus mehreren Dateien von Hand abgeglichen werden.
Formeln brechen unbemerkt, wenn jemand eine Zeile einfügt oder nur einen Teil einer Tabelle sortiert.
Einfache Fragen dauern eine Stunde: Was schuldet dieser Kunde, was ist für diesen Auftrag reserviert, welche Leads warten seit drei Tagen?

Ein oder zwei dieser Punkte lassen sich in der Tabelle selbst beheben. Treffen vier oder fünf gleichzeitig zu, liegt das Problem nicht mehr in der Datei, sondern darin, dass es keinen gemeinsamen Ort für die Daten gibt.

Rechenbeispiel (zur Veranschaulichung)

Ein Großhändler mit acht Mitarbeitenden bearbeitet 40 Aufträge am Tag. Jeder Auftrag wird in die Auftragsliste und noch einmal in die Rechnungsdatei eingetragen, etwa 3 Minuten Mehrarbeit je Auftrag: 120 Minuten am Tag oder rund 40 Stunden im Monat bei 20 Arbeitstagen. Hinzu kommt, dass die Lagerleitung jede Woche einen halben Tag damit verbringt, die Bestandsdatei mit den Regalen abzugleichen, rund 16 Stunden im Monat. Enthalten 2 % der manuell kopierten Aufträge einen Fehler, sind das etwa 16 falsche Aufträge oder Rechnungen im Monat, von denen jeder einen Anruf, eine Korrektur und manchmal eine zweite Lieferung kostet.

Zusammen sind das über 50 Stunden im Monat, ein Drittel einer Vollzeitstelle, nur um Dateien stimmig zu halten. Ihre Zahlen werden anders aussehen, doch die Rechnung lohnt sich vor jeder Softwareentscheidung, weil sie zeigt, was der Umstieg einsparen muss.

So lösen Sie sich Schritt für Schritt von Tabellen

Listen Sie die Abläufe auf, die heute in Tabellen laufen: Leads, Kunden, Aufträge, Bestand, Rechnungen, Zahlungen, und wer welche Datei bearbeitet.
Wählen Sie den Ablauf, bei dem Sie am meisten Zeit oder Geld verlieren. Beginnen Sie dort, nicht mit allem auf einmal.
Legen Sie die Stammdaten fest: Kundenliste, Produktkatalog mit Artikelnummern, Lager. Sie dürfen nur einmal und an einem Ort existieren.
Bereinigen Sie diese Daten vor dem Umzug: Duplikate entfernen, eine Schreibweise für Namen und Codes vereinbaren, fehlende Felder ergänzen.
Wählen Sie ein System und importieren Sie die bereinigten Daten; ordnen Sie die Spalten zu und prüfen Sie eine Stichprobe vor dem vollständigen Import.
Führen Sie den neuen Ablauf für einen kurzen, festen Zeitraum mit echter Arbeit, etwa zwei Wochen, und lassen Sie die alte Datei nur noch lesbar.
Legen Sie die Tabelle für diesen Ablauf still: Entziehen Sie die Bearbeitungsrechte, damit niemand eine Parallelkopie führt.
Gehen Sie erst zum nächsten Ablauf über, wenn der erste ohne die alte Datei läuft.

Wann von Excel auf ERP umsteigen

Ein ERP verbindet Produkte, Bestand, Aufträge und Rechnungen. Der richtige Zeitpunkt ist daher gekommen, wenn Aufträge und Bestand einander widersprechen: Sie verkaufen, was nicht mehr da ist, Reservierungen existieren nur im Kopf eines Mitarbeiters, und Rechnungen werden von Hand aus Aufträgen abgeschrieben. Liegt das Problem dagegen bei verlorenen Anfragen und fehlender Kundenhistorie, ist ein CRM der erste Schritt. Viele kleine Unternehmen brauchen Teile von beidem, weshalb ein System hilft, in dem beide dieselben Daten teilen.

Wo OrgLines passt

OrgLines ist als Satz von Modulen auf einer gemeinsamen Datenbank aufgebaut, für Unternehmen, die aus Tabellen herausgewachsen sind, aber kein ERP-Projekt über ein Jahr wollen. Ein Lead aus einem Facebook-Formular ist derselbe Datensatz, der später zu Kontakt, Auftrag, Rechnung und Sendung wird, sodass ihn niemand zwischen Programmen kopiert. Die meisten Unternehmen beginnen mit ein oder zwei Modulen und schalten weitere zu, wenn ein echter Bedarf entsteht, ohne etwas migrieren zu müssen.

Gehen Anfragen verloren, beginnen Sie mit Lead-Center, CRM und E-Mail, die zum Free-Tarif gehören. Liegen Bestand und Aufträge in Tabellen, beginnen Sie mit dem ERP; Rechnungen gehören zu den Tarifen Invoice, Site + Invoice und Core, Aufträge und Lager bringt das Zusatzmodul Commerce. Bestehende Kontakte, Produkte und andere Datensätze übernehmen Sie mit dem Import-Assistenten: Datei hochladen, Spalten zuordnen, prüfen und importieren. Der Bestand entsteht aus Belegen wie Wareneingängen, Umlagerungen, Sendungen und Inventuren, und eine Auftragszeile sagt klar, wenn Sie mehr anfordern, als verfügbar ist. Zugriffe werden je Rolle und Bereich vergeben, sodass jede Person nur sieht, was ihre Arbeit erfordert.

Typische Fehler

Alles auf einmal umstellen, sodass wochenlang nichts richtig funktioniert.
Unbereinigte Daten importieren in der Hoffnung, sie später aufzuräumen.
Alte Tabelle und neues System unbefristet parallel führen und damit die Arbeit verdoppeln, die wegfallen sollte.
Jede Spalte der alten Datei im neuen System nachbauen, statt zu fragen, welche tatsächlich genutzt wurden.
Ein System ohne die Menschen auswählen, die täglich damit arbeiten werden.
Auch Tabellen für Analysen abschaffen; für einmalige Berechnungen auf exportierten Daten bleiben sie ein gutes Werkzeug.

Checkliste

Die Abläufe in Tabellen und ihre Verantwortlichen sind aufgelistet.
Der erste Ablauf für den Umstieg ist nach verlorener Zeit oder verlorenem Geld gewählt.
Die Stunden für doppelte Erfassung und Abgleich sind geschätzt.
Die Stammdaten sind bereinigt: keine Duplikate, einheitliche Namen und Codes.
Vor dem vollständigen Import wurde eine Stichprobe geprüft.
Der Parallelbetrieb hat ein festes Enddatum.
Die Bearbeitungsrechte an der alten Datei sind nach dem Umstieg entzogen.
Zugriffe im neuen System folgen Rollen, nicht dem alten Prinzip, dass alle alles sehen.

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