Структуровані співбесіди й оцінні форми: як чесно порівнювати кандидатів

Що таке структурована співбесіда

Структурована співбесіда має три сталі частини: критерії, які ви оцінюєте, запитання, якими їх перевіряєте, і шкалу, за якою оцінюєте відповіді. Кожен кандидат на ту саму вакансію отримує ті самі запитання в тому самому порядку. Інтерв’юер може ставити уточнювальні запитання, щоб дістатися конкретних фактів, але не вигадує нову співбесіду для кожної людини.

Дослідження в організаційній психології вже десятиліттями показують, що структуровані співбесіди краще передбачають подальшу ефективність працівника, ніж вільна розмова. Причина проста: коли всі відповідають на ті самі запитання й оцінюються за тим самим описом, помітні відмінності радше стосуються кандидатів, а не розмов.

Що входить в оцінну форму

• Чотири–шість критеріїв, узятих із самої посади, наприклад робота з клієнтами, надійність, робота з цифрами чи керування зміною. Коли критеріїв більше шести, інтерв’юери перестають їх розрізняти.
• Одне-два запитання на критерій. Поведінкові запитання стосуються минулого («Розкажіть, як вам довелося заспокоїти незадоволеного клієнта»); ситуаційні — реалістичного випадку («За годину до відкриття бракує поставки. Що ви робите?»).
• Шкала з якорями: короткий опис того, як виглядають 1, 2, 3 і 4 для цього критерію. У чотирибальній шкалі немає зручної середини, тож доводиться вирішувати.
• Вага критерію, якщо одні важать більше за інші, — погоджена до початку співбесід.
• Поле для доказів: що кандидат насправді сказав чи зробив, одним-двома реченнями.
• Рекомендація наприкінці — наймати, можливо чи не наймати, — її заповнюють останньою.

Як провести структуровані співбесіди крок за кроком

1. Разом із керівником, який наймає, запишіть, що людина на цій посаді має вміти в перші три місяці.
2. Перетворіть це на чотири–шість критеріїв і погодьте вагу кожного.
3. Складіть одне-два поведінкові чи ситуаційні запитання на критерій і якір для кожного бала шкали.
4. Визначте, хто проводить співбесіди, які критерії покриває кожен інтерв’юер і скільки триває зустріч.
5. Проінструктуйте інтерв’юерів: ті самі запитання, той самий порядок, нотатки з фактами, без оцінювання під час розмови.
6. Одразу після кожної співбесіди кожен інтерв’юер сам заповнює оцінну форму з доказами до кожної оцінки.
7. Лише коли всі форми заповнено, проведіть коротке обговорення: порівняйте оцінки по кожному критерію й обговоріть найбільші розбіжності.
8. Ухваліть рішення, запишіть причину відмови й збережіть оцінні форми разом із заявкою.

Приклад (умовні числа)

Мережа магазинів наймає старшого зміни й використовує чотири критерії з вагами: робота з клієнтами 30%, надійність 30%, керування невеликою командою 25%, робота з касою й готівкою 15%. Двоє інтерв’юерів оцінюють кожен критерій від 1 до 4, оцінки усереднюють.

• Кандидат А: робота з клієнтами 4, надійність 3, керування командою 2, каса й готівка 3. Зважена оцінка: 4 × 0,30 + 3 × 0,30 + 2 × 0,25 + 3 × 0,15 = 3,05.
• Кандидат Б: робота з клієнтами 3, надійність 4, керування командою 3, каса й готівка 3. Зважена оцінка: 0,90 + 1,20 + 0,75 + 0,45 = 3,30.
• Кандидат В: робота з клієнтами 4, надійність 2, керування командою 4, каса й готівка 2. Зважена оцінка: 1,20 + 0,60 + 1,00 + 0,30 = 3,10.

На обговоренні обидва інтерв’юери визнають, що з кандидатом А розмова була найприємнішою. Оцінні форми показують, чому Б усе одно попереду: жодного слабкого місця в критеріях із найбільшою вагою. Кандидат В отримав 2 за надійність, і в нотатках є дві відповіді про пропущені зміни, тож команда погоджується, що сильна оцінка за керування командою цього на такій посаді не компенсує. Рішення забирає десять хвилин замість години суперечок між враженнями.

Коректні й законні запитання

Запитання мають стосуватися роботи. Питати про вік, плани щодо сім’ї, вагітність, релігію, здоров’я, походження чи подібні особисті речі в багатьох країнах обмежено або заборонено антидискримінаційним законодавством, зокрема в ЄС, а в Україні заборону дискримінації під час найму теж закріплено в законі. Точні правила залежать від країни, тож перевірте місцеве трудове законодавство й приберіть будь-яке запитання, яке не можна пов’язати з критерієм оцінної форми.

Як це працює в OrgLines

В HR-модулі OrgLines ви плануєте співбесіду для заявки. Вона потрапляє в особистий календар інтерв’юера з нагадуваннями й у таймлайн кандидата, а перенесення оновлює і те, і те. Оцінну форму співбесіди заповнюють за окремим посиланням, а не в кабінеті, тож інтерв’юер може заповнити її одразу після розмови.

Форми оцінювання створюють у конструкторі форм із живим попереднім переглядом. Опублікована версія форми заморожена, а зміни йдуть у нову чернетку, тож кожна відповідь завжди відповідає запитанням, які справді ставили, і оцінки з різних тижнів можна порівнювати. Закриття кандидата вимагає причини відмови, а звіти по рекрутерах, співбесідах і джерелах будуються з тих самих записів; звіт по джерелах показує й оцінку по кожному каналу. Якщо кандидат не прийшов, OrgLines пропонує перенести заявку на етап «не з’явився», але рішення лишається за людиною.

Типові помилки

• Обирати критерії після співбесід, під кандидата, який уже подобається.
• Використовувати шкалу 1–5 без якорів, через що всі ставлять 3 або 4.
• Обговорювати кандидата до заповнення форм, і тоді оцінки задає найстарший за посадою.
• Додавати для одного кандидата запитання, якого не ставили іншим.
• Писати «гарне враження» чи «не наш» замість того, що насправді прозвучало.
• Дозволяти одному сильному критерію перекрити оцінку 1 за критерій, без якого посада неможлива.
• Викидати оцінні форми після найму, так що процес уже не можна перевірити чи покращити.

Чеклист

• Чотири–шість критеріїв з вимог посади, погоджених із керівником.
• Ваги визначено до першої співбесіди.
• Однакові запитання й порядок для кожного кандидата.
• Якір для кожного бала шкали.
• Форми заповнюють самостійно й одразу після співбесіди.
• Обговорення — лише після того, як усі форми заповнено.
• Кожна відмова має записану причину.

Спробувати безкоштовно в OrgLines